Как да получите служебен телефонен номер: бързо и лесно

С широкото разпространение на текстовите съобщения, имейлите и чатботовете за клиентите може да е приятно разнообразие да вдигнат телефона и да се свържат директно с дадена компания. Можете да се възползвате от това, като си осигурите собствен служебен телефонен номер. Така ще запазите личния си номер поверителен.

Създаването на служебна телефонна линия е сравнително лесно, но има няколко възможности, които трябва да обмислите в зависимост от размера на вашата компания и начина, по който възнамерявате да използвате линията. Нека разгледаме възможностите по-подробно.

Защо ви е необходимо да имате служебен телефонен номер

Служебият телефонен номер може да бъде полезен, ако управлявате малък бизнес или магазин за е-търговия. Ето някои от основните причини да си осигурите отделен телефонен номер за бизнеса си:

• Поддържа служебната комуникация организирана. Отделният служебен номер ви позволява да разграничите служебните от личните ви обаждания, така че не е нужно да преглеждате личните си съобщения, за да следите служебната кореспонденция.
• Запазете личния си номер поверителен. Въпреки че може да е изкушаващо да използвате личния си мобилен номер за служебни цели, създаването на служебен номер ви помага да защитите личното си пространство и да запазите личната си информация в безопасност.
• Поддържа професионална комуникация с клиентите. Специалният служебен номер създава професионален имидж и ви позволява да зададете автоматични отговори, поздравителни съобщения и съобщения за гласова поща.
• Осигурява достъп на служителите. За собствениците на малък бизнес с няколко служители не е разумно (или възможно) да управляват бизнеса си чрез личния си телефонен номер. Отделният служебен номер означава, че целият екип да общува с клиентите чрез единен канал за контакт.
• Расте заедно с вашия бизнес. Служебният номер може да се използва и с разрастването на бизнеса, докато бизнесът расте, вместо да се опитвате да променяте номера си или да преминавате към нов номер.

Видове служебни телефонни номера

• Местни телефонни номера
• Виртуални телефонни номера (VoIP)
• Безплатни телефонни номера
• Интерактивни гласови менюта (IVR)
• DID номера
• Телефонни номера с думи

Както има различни видове телефони, така има и различни видове служебни телефонни номера. Подходящият избор зависи от бюджета ви и от начина, по който планирате да използвате номера:

Местни телефонни номера

Както подсказва името, местният служебен телефонен номер номер, обвързан с конкретен географски район. Той включва съответния местен телефонен код на областта и е чудесен за физически магазини, ресторанти и различни услуги, включително домашно почистване, строителство, кетъринг, сватбени услуги и други – всякакъв вид бизнес с местно присъствие. Въпреки че местният номер е чудесен за местни компании, той може да не работи толкова добре, ако основно продавате онлайн и приемате обаждания от цялата страна или дори от чужбина.

Виртуални телефонни номера (VoIP)

Виртуалните телефонни услуги използват интернет за пренасяне на разговорите чрез технологията VoIP (Voice over Internet Protocol). Според избраното решение можете да приемате обаждания през IP телефон, компютър или приложение и да ги насочвате към различни служители.

За бизнеса в България се предлагат решения като A1 Cloud PBX и Vivacom vPBX. Преди да изберете услуга, проверете какви номера предоставя, какви са изискванията за адрес и дали поддържа необходимите функции. Възможности като SMS, гласова поща и пренасочване зависят от конкретния доставчик и план.

Безплатни телефонни номера

В България номерата с префикс 0800, известни като „зелен телефон“, позволяват на клиентите да се обаждат безплатно при условията на съответната услуга. Разходите за разговорите се поемат от бизнеса. Те са подходящи за компании, които обслужват клиенти от цялата страна.

Номерата с префикс 0700 също осигуряват единна национална точка за контакт, но не са безплатни за обаждащия се. Цената на разговора зависи от неговия оператор и тарифен план. Преди да заявите такъв номер, проверете условията за достъп и таксуване. 

Интерактивни гласови менюта (IVR)

За по-усъвършенствани бизнес телефонни системи, услуги като Twilio предлагат възможност за настройване на интерактивно гласово меню (IVR), известно още като телефонно дърво, което позволява на обаждащите се да избират между различни опции с гласови команди или чрез натискане на бутони (напр. „За обслужване на клиенти, натиснете 1“; „За информация относно работното време, натиснете 2“). Този вид виртуална телефонна система може да бъде малко сложна за настройване, но ви позволява да насочвате обажданията според нуждите на клиентите, да предлагате отговори на често задавани въпроси или да пренасочвате обаждащите се към съответните отдели.

DID номера

Директното входящо набиране (DID) позволява отделни външни телефонни номера да насочват обажданията към конкретни служители или отдели в телефонната централа. Така клиентът набира директния номер и се свързва с желания получател, без да преминава през общото гласово меню. DID номерът се различава от краткия вътрешен номер, който служителите използват в рамките на централата.

Телефонни номера с думи

Телефонен номер с думи е номер, който използва буквено-цифровото съответствие на клавиатурата на телефона, за да изпише дума или име на фирма. Например, 0700-BANK. Този тип номер може да бъде ефективен маркетингов инструмент и може да се запомня лесно от клиентите, така че да не се налага да го търсят всеки път, когато искат да се свържат с компанията.

Как да получите служебен телефонен номер

1. Определете нуждите и бюджета си
2. Изберете доставчик или услуга
3. Настройте телефонния си номер и акаунта си
4. Публикувайте служебния си номер

Ето как да си осигурите и настроите собствен телефонен номер за бизнеса си:

1. Определете нуждите и бюджета си

Изборът на служебен телефонен номер зависи от мащаба на бизнеса ви и от бюджета, с който разполагате. Имате ли бизнес с десетина служители, които очаквате ли да обработват голям обем входящи обаждания? Получавате ли само от време на време обаждания от клиенти? И колко пари можете да отделите за услугата? Това са все въпроси, на които трябва да отговорите, преди да можете да изберете най-подходящото решение.

2. Изберете доставчик или услуга

Ако планирате да управлявате голяма компания с няколко отдела, множество служители или офиси на различни места, може да помислите да се регистрирате при по-голям доставчик на телефонни услуги, като например:

• Twilio предлага различни видове телефонни номера, включително местни, национални и безплатни номера, кратки кодове и номера с персонализирано изписване чрез думи. Услугата поддържа и модели на таксуване според реалното потребление. Цените зависят от вида на номера, държавата и използваните услуги.
• Виртуална телефонна централа. За екип с няколко служители можете да разгледате A1 Cloud PBX или Vivacom vPBX. Те предлагат функции за управление на обажданията, като вътрешни номера, прехвърляне и пренасочване на разговори. Vivacom vPBX поддържа и интерактивно гласово меню. Поискайте оферта според броя потребители, едновременните разговори и необходимото оборудване.
• Мобилни оператори. В България фирмите могат да изберат бизнес планове от мобилни оператори като A1, Yettel и Vivacom. Цените и включените услуги зависят от избрания план и броя на служебните номера. Плановете могат да включват мобилен интернет, минути за разговори и SMS, а при някои оператори и допълнителни услуги за бизнеса. При заявяване на няколко служебни номера е възможно да получите по-изгодни условия.

За самостоятелен предприемач отделна SIM карта или eSIM може да бъде по-просто решение от телефонна централа. Ако телефонът ви поддържа два номера, можете да използвате личния и служебния на едно устройство. Проверете при оператора цената на допълнителната линия, включените услуги и условията за пренасочване. Безплатният потребителски вариант на Google Voice е предназначен за САЩ и не предоставя безплатен български служебен номер. 

3. Настройте телефонния си номер и акаунта си

След като изберете доставчик, заявете номер и изпълнете изискванията му за регистрация и активиране. Настройте наличните функции, например гласова поща, работно време и пренасочване на обажданията. Ако използвате телефонна централа, определете кои служители ще приемат разговорите и как ще работи гласовото меню.

Преди да публикувате номера, направете тестови обаждания. Проверете какво чува клиентът, когато линията е заета или се обади извън работното време. Ако ще използвате SMS, потвърдете отделно, че избраният номер и услуга ги поддържат.

4. Публикувайте служебния си номер

След като настроите служебния си номер, уверете се, че той работи правилно и че клиентите могат да се свързват с вас. Важно е да публикувате номера си на уебсайта на бизнеса си, в  онлайн магазина си, в профилите си в социалните мрежи, в имейл маркетинговите си кампании или дори в местни бизнес директории, за да знаят хората как да ви намерят. Можете също така да отпечатате номера върху визитките си, а ако управлявате електронен магазин, можете да да добавяте визитка към всяка поръчка, за да знаят клиентите как да се свържат с вас.