A prática de solicitar pagamentos é antiga, mas as faturas têm origens surpreendentemente remotas. Dos registros em escrita cuneiforme na Mesopotâmia às tabuletas de argila da Grécia Antiga, as pessoas utilizam documentos para registrar cobranças praticamente desde o surgimento da escrita.
Um exemplo mais próximo das faturas atuais remonta ao início do século XVI. Em 1504, o pintor holandês Hieronymus Bosch recebeu uma encomenda de Filipe, o Belo, para produzir a obra O Juízo Final. O registro financeiro da época documenta um adiantamento de 36 libras pelo trabalho. Não era uma fatura moderna, com layout profissional e campos padronizados, mas mostra como a cobrança e o registro de pagamentos já faziam parte das relações comerciais há séculos.
Hoje, enviar uma fatura é um processo muito mais preciso e tecnológico. Os clientes esperam receber um documento profissional com todas as informações necessárias para realizar o pagamento. Contudo, vale lembrar que, no Brasil, fatura não é a mesma coisa que nota fiscal. A fatura é um documento de cobrança que informa os produtos ou serviços fornecidos, o valor devido e as condições de pagamento.
Já a nota fiscal tem finalidade tributária e deve ser emitida conforme as exigências aplicáveis à operação. Portanto, enviar uma fatura não substitui a emissão de NF-e ou NFS-e quando exigida pela legislação. Dito isso, seja você um freelancer que presta serviços ou o proprietário de uma pequena empresa que precisa cobrar uma entrega, descubra como enviar uma fatura e receber seus pagamentos dentro do prazo.
Como enviar uma fatura em 7 passos
- Defina as condições e os prazos de pagamento
- Escolha as ferramentas para emitir faturas
- Prepare um modelo de fatura
- Configure os meios de recebimento
- Escreva um e-mail ou envie a fatura pela plataforma
- Envie a fatura e confirme o recebimento
- Envie lembretes de pagamento
À primeira vista, enviar uma fatura parece simples: você envia a cobrança e o cliente realiza o pagamento. No entanto, existem algumas etapas adicionais para transmitir profissionalismo e manter a contabilidade da sua pequena empresa organizada. Siga os passos abaixo para enviar suas faturas e incentivar os clientes a pagar dentro do prazo.
1. Defina as condições e os prazos de pagamento
Antes de prestar qualquer serviço ou vender produtos a um cliente, você precisa definir as condições de pagamento. O ideal é que ambas as partes assinem um contrato estabelecendo quanto será pago, com que frequência e por qual meio de pagamento.
Para freelancers, alguns clientes podem aceitar pagar parte do valor antes da prestação do serviço, deixando o restante para depois da conclusão do trabalho. Outra possibilidade é dividir o pagamento em parcelas vinculadas às etapas do projeto. Outros clientes, porém, só aceitam realizar o pagamento após a entrega de todos os serviços.
Entre os prazos de pagamento mais comuns estão:
- 30 dias (Net 30): o pagamento vence 30 dias após o envio da fatura.
- 60 dias (Net 60): o pagamento vence 60 dias após o envio da fatura.
- Pagamento imediato: o valor deve ser pago na data de emissão da fatura.
Infelizmente, muitos freelancers não têm poder de negociação suficiente para definir suas próprias condições de pagamento e precisam seguir as regras estabelecidas pelos clientes. O mesmo acontece com o envio das faturas, já que algumas empresas determinam quando esses documentos devem ser apresentados e aprovados.
Por outro lado, quem administra uma pequena empresa costuma ter mais controle sobre essas condições. É possível estabelecer cobranças mensais, bimestrais ou trimestrais, receber no momento da venda ou definir pagamentos por projeto. Independentemente da frequência escolhida, deixe o cronograma claramente estabelecido no contrato. Informe também quais meios de pagamento você aceita, como Pix, boleto bancário, cartão de crédito ou transferência. Saber como o cliente pretende pagar ajuda você a preparar suas contas para recebimento e calcular eventuais taxas cobradas pelas instituições financeiras.
2. Escolha as ferramentas para emitir faturas
Depois de definir as condições de pagamento, escolha quais ferramentas utilizará para emitir suas faturas. Seu cliente pode já ter uma plataforma específica para receber esses documentos, mas também existem diversas ferramentas de gestão financeira que podem ajudar pequenas empresas a organizar as cobranças.
Por exemplo, o gerador de faturas online da Shopify permite criar documentos profissionais em poucos passos. Basta preencher as informações da sua empresa, os dados do cliente e os produtos ou serviços que deseja cobrar. A ferramenta gera uma fatura que você pode salvar, imprimir ou enviar por e-mail.
Se você administra uma loja na Shopify, também pode enviar faturas a partir de rascunhos de pedido. Nesse caso, o cliente recebe um e-mail com um link para o checkout, onde pode conferir as informações do pedido e concluir o pagamento.
Embora o gerador gratuito seja útil para cobranças ocasionais, talvez você precise de uma ferramenta mais completa caso trabalhe regularmente com diferentes clientes. As plataformas especializadas permitem:
- Programar faturas recorrentes.
- Enviar lembretes automáticos de pagamento.
- Integrar as cobranças ao seu software de contabilidade para manter as informações financeiras atualizadas.
3. Prepare um modelo de fatura
Na hora de criar uma fatura, existem algumas informações que você precisa incluir. Se estiver utilizando uma ferramenta de faturamento, escolha um modelo profissional com todos os campos necessários. Caso prefira criar seu próprio modelo, certifique-se de incluir:
- Informações da empresa: nome, telefone, endereço comercial, e-mail e CNPJ, quando aplicável.
- Informações do cliente: nome ou razão social, telefone, endereço e e-mail, além de CPF ou CNPJ, quando pertinente.
- Data de emissão da fatura.
- Número de identificação exclusivo para facilitar a organização e o acompanhamento das cobranças.
- Lista detalhada dos produtos fornecidos ou serviços prestados, com a descrição, a quantidade, o preço unitário e o valor total devido.
- Descontos ou tributos aplicáveis, quando houver.
- Resumo das condições de pagamento, incluindo dados bancários, chave Pix, boleto ou link de pagamento, conforme o meio escolhido.
- Data de vencimento.
- Observações adicionais, caso necessário.
Se a fatura for destinada a um cliente estrangeiro, informe a moeda combinada, como dólar ou euro, e o período em que o serviço foi prestado. Inclua também os dados bancários fornecidos pela instituição de recebimento. Conforme o país e o método escolhido, podem ser necessários códigos como SWIFT/BIC, IBAN ou dados de uma conta americana para transferências por ACH.
Trabalhar com um modelo padronizado ajuda você a manter as informações consistentes e evita ter que criar uma nova fatura do zero a cada cobrança.
4. Configure os meios de recebimento
Você pode escolher como receber os pagamentos dos seus clientes. No Brasil, muitas pequenas empresas utilizam meios eletrônicos, como Pix, cartões de crédito e débito, boletos bancários e transferências. Segundo o Banco Central, o Pix foi responsável por 54,7% das transações de pagamento realizadas no segundo semestre de 2025, consolidando-se como o meio de pagamento mais utilizado no país.
Para aceitar pagamentos online, você pode precisar de um gateway de pagamento, responsável pela transmissão segura dos dados da transação, e de um processador que gerencie o pagamento. Também é necessário ter uma conta para receber os valores pagos pelos clientes.
Felizmente, muitas empresas oferecem soluções integradas, dispensando a contratação separada de cada um desses serviços. Plataformas de cobrança e ferramentas de gestão financeira também podem incluir funcionalidades de pagamento, permitindo que você receba por Pix, boleto, cartão ou link de pagamento.
Para freelancers e profissionais brasileiros que prestam serviços ao exterior, também é comum enviar uma invoice para receber pagamentos por ACH (sistema de transferências bancárias dos Estados Unidos), wire transfer (transferência bancária internacional) ou direct transfer (transferência direta). Plataformas como a Remessa Online permitem obter dados bancários para receber recursos internacionais e transferi-los posteriormente para uma conta brasileira. Dependendo da operação, essas instituições podem exigir a invoice, um contrato de prestação de serviços ou outros documentos para comprovar a origem dos valores.
Dica: ao comparar serviços de recebimento internacional, considere a taxa de câmbio aplicada, as tarifas de transferência e o prazo para o dinheiro ficar disponível em reais. Esses custos podem reduzir o valor líquido recebido. Confirme também se os dados bancários apresentados na invoice correspondem à conta ou aos dados de recebimento fornecidos pela plataforma utilizada.
5. Escreva um e-mail ou envie a fatura pela plataforma
Com a fatura preparada e os meios de recebimento configurados, é hora de decidir se você enviará o documento por e-mail ou por uma plataforma de faturamento. Ambas as opções funcionam, mas muitas empresas preferem utilizar ferramentas específicas porque elas automatizam boa parte do processo: basta inserir os dados da fatura, selecionar o cliente e deixar que o sistema cuide do envio. Segundo uma pesquisa da Shopify realizada em 2025 com 500 lojistas de países de língua inglesa, 64% dos entrevistados utilizavam softwares de contabilidade para gerenciar suas finanças, destacando a importância dessas ferramentas.
Algumas empresas possuem procedimentos internos para aprovar pagamentos a fornecedores. Nesses casos, o cliente pode pedir que a fatura inclua um número de pedido de compra, o nome do projeto ou um código de referência. Inserir essas informações desde o primeiro envio pode evitar que a cobrança seja devolvida para correção e tenha seu pagamento adiado.
Se você optar pelo e-mail, basta anexar a fatura em PDF e escrever uma mensagem curta explicando a que se refere a cobrança. Mantenha um tom educado e objetivo, afinal, as informações necessárias para o pagamento já estarão no documento.
6. Envie a fatura e confirme o recebimento
A etapa mais simples do processo é clicar no botão de envio.
Se você utiliza um software de faturamento, muitas plataformas permitem acompanhar quando o cliente abre a solicitação de pagamento. Assim, você pode verificar se o cliente visualizou a fatura, embora o rastreamento de abertura nem sempre seja totalmente preciso. Algumas ferramentas também mostram o status da cobrança, permitindo identificar quando o pagamento é realizado.
Embora seja menos comum, algumas empresas ainda enviam faturas pelos Correios. Nesse caso, considere utilizar uma modalidade de envio com confirmação de entrega, como o Aviso de Recebimento (AR), que permite comprovar que a correspondência chegou ao destinatário.
7. Envie lembretes de pagamento
Mesmo depois de enviar a fatura ao cliente, seu trabalho pode não ter terminado. A menos que o pagamento seja realizado imediatamente, talvez seja necessário enviar lembretes para evitar atrasos. Isso ajuda a manter a cobrança em evidência e pode acelerar o recebimento.
A frequência dos lembretes depende do prazo de vencimento e do relacionamento que você mantém com o cliente. Não é necessário acompanhar cada etapa de forma excessiva, especialmente quando se trata de clientes que costumam pagar pontualmente. Muitos freelancers e pequenas empresas preferem esperar até que a fatura esteja vencida para enviar a primeira cobrança.
No entanto, se você estiver trabalhando com um cliente novo, que ainda não possui histórico de pagamentos, considere enviar um lembrete por e-mail alguns dias antes do vencimento, principalmente se ele ainda não tiver confirmado o recebimento da fatura.
Se o pagamento não for realizado até a data estabelecida, você pode começar a enviar lembretes semanais. Dependendo das condições previstas no contrato e da legislação aplicável, também pode ser possível cobrar juros e multas por atraso. Nas relações de consumo sujeitas ao Código de Defesa do Consumidor, por exemplo, a multa de mora não pode ultrapassar 2% do valor da prestação, conforme o artigo 52 da Lei nº 8.078/1990. Mantenha uma comunicação firme, mas profissional, ao solicitar os valores devidos.
AVISO: Este guia é apenas para fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico ou profissional. Consulte um especialista, instituições e autoridades para obter informações específicas sobre seu local e circunstâncias. A Shopify não se responsabiliza pelo uso desses guias.
Perguntas frequentes sobre como enviar uma fatura
Como criar minha própria fatura?
Se você não quiser utilizar uma ferramenta específica para emitir faturas, pode criar seu próprio modelo em programas como Google Sheets ou Microsoft Excel.
Comece com um cabeçalho que inclua todas as informações necessárias, como um número de identificação exclusivo, os dados da sua empresa e as informações do cliente. Em seguida, prepare uma lista detalhada dos produtos ou serviços cobrados, com seus respectivos valores. Inclua o total devido e as condições de pagamento e salve o arquivo em PDF para enviá-lo ao cliente por e-mail.
Como enviar uma fatura de maneira profissional?
Para enviar uma fatura profissionalmente, escreva um e-mail curto e cordial explicando a que se refere a cobrança e quando o pagamento deve ser realizado. Anexe a fatura à mensagem e encerre com uma saudação educada. Você também pode simplificar o processo utilizando uma plataforma de faturamento que envie automaticamente o documento ao cliente.
Posso enviar uma fatura por e-mail?
Sim. Muitas empresas e profissionais autônomos enviam faturas por e-mail, pois esse método permite encaminhar o documento diretamente ao cliente, sem custos de impressão ou postagem. Você também pode utilizar plataformas especializadas para automatizar o envio e acompanhar o status das cobranças.
Como cobrar um pagamento sem parecer grosseiro?
O tom da mensagem é fundamental ao cobrar um pagamento atrasado. Seja educado, claro e direto, evitando acusações ou exigências agressivas. Lembre o cliente do valor pendente e da data de vencimento e, quando aplicável, informe sobre eventuais juros ou multas por atraso previstos nas condições de pagamento.
