Hvad er OneTrust? Vigtige funktioner, fordele og ulemper

Reglerne om databeskyttelse gælder for langt mere end de oplysninger, kunderne indtaster i din webshop. De omfatter blandt andet nyhedsbreve, medarbejderoplysninger, brug af AI og data, som virksomheden deler med leverandører. Ifølge Datatilsynet skal virksomheder have overblik over, hvilke personoplysninger de håndterer, og hvor de opbevares. Hvis oplysningerne ligger spredt i regneark, e-mails og forskellige systemer, kan det hurtigt blive svært at holde styr på dem. Fejl kan føre til brud på persondatasikkerheden, bøder og kunder, der mister tilliden til virksomheden.

OneTrust er en platform, der samler værktøjer til databeskyttelse, samtykkestyring og risikostyring ét sted. Det kan gøre det nemmere at holde styr på personoplysninger, dokumentere arbejdsgange og arbejde med kravene i blandt andet GDPR. Platformen kan dog ikke i sig selv sikre, at virksomheden overholder reglerne. Men hvad er OneTrust helt præcist, hvilke funktioner tilbyder platformen, og er den relevant for din virksomhed? Det ser vi nærmere på her.

Hvad er OneTrust

• Privatliv og datastyring
• GRC og sikkerhedsgaranti
• Etik og compliance
• ESG og bæredygtighed

OneTrust er en amerikansk softwarevirksomhed, der blev grundlagt i 2016 af Kabir Barday og har hovedkontor i Atlanta. I februar 2026 overtog John Heyman posten som administrerende direktør. Virksomheden tilbyder software til databeskyttelse, risikostyring og overholdelse af lovgivning, herunder GDPR, den amerikanske databeskyttelseslov CCPA og EU's AI-forordning. For danske virksomheder kan værktøjerne gøre det nemmere at dokumentere, hvordan reglerne overholdes. Det er dog stadig virksomhedens eget ansvar at overholde databeskyttelsesreglerne.

OneTrust har tidligere inddelt sin platform i fire hovedområder, som hver dækker forskellige opgaver. I dag er løsningerne samlet omkring mere konkrete funktioner som samtykkestyring, AI-styring og håndtering af leverandørrisici. De fire oprindelige områder giver dog stadig et godt overblik over, hvad platformen kan bruges til:

Privatliv og datastyring

Denne del af OneTrust hjælper virksomheder med at håndtere samtykker og kundernes præferencer. Det gælder for eksempel, om kunder vil modtage markedsføringsmails eller acceptere cookies til statistik og annoncering. OneTrust kan vise cookiebannere, registrere brugernes valg og hjælpe med at håndtere anmodninger om indsigt i eller sletning af personoplysninger. I Danmark kræver cookies til statistik og markedsføring som udgangspunkt samtykke, mens teknisk nødvendige cookies er undtaget. Når virksomheden har styr på samtykker og kundernes rettigheder efter GDPR, kan den bruge OneTrusts øvrige funktioner til blandt andet risikostyring, datasikkerhed og rapportering.

GRC og sikkerhedsgaranti

Dette område dækker virksomhedsstyring, risikostyring og overholdelse af regler (GRC). OneTrust samler sikkerhedsvurderinger, risikostyring og dokumentation til revisioner i ét system, så du lettere kan holde styr på sikkerhedsrisici og følge op på eventuelle problemer.

Etik og compliance

OneTrusts tidligere løsning til etik og compliance omfattede blandt andet medarbejderuddannelse i etiske retningslinjer og sikre kanaler til indberetning af kritisable forhold. OneTrust overdrog dog denne del til EQS Group i 2024. I Danmark skal virksomheder med mindst 50 ansatte have en intern whistleblowerordning.

ESG og bæredygtighed

OneTrust har tidligere tilbudt værktøjer til at registrere blandt andet CO₂-udledning og udarbejde bæredygtighedsrapporter. ESG er dog ikke længere et særskilt område i OneTrusts aktuelle produktoversigt. I Danmark afhænger kravene til bæredygtighedsrapportering blandt andet af virksomhedens størrelse.

OneTrust kan forbindes med andre systemer, du måske allerede bruger, som Salesforce Sales Cloud og HubSpot, gennem integrationer og API'er (application programming interfaces). Hvis en kunde for eksempel afmelder et nyhedsbrev, kan ændringen sendes videre til de relevante e-mail- og kundesystemer. Det mindsker risikoen for, at kunden fortsat modtager reklamer. Synkroniseringen kræver dog, at integrationerne er sat korrekt op, og virksomheden har stadig ansvaret for at respektere kundernes afmeldinger.

Vigtige funktioner i OneTrust

• Samtykke og præferencer
• Styring af tredjeparter
• AI-styring
• Automatisering af privatliv
• Teknisk risiko og compliance
• Styring af databrug

Med OneTrust kan du vælge de funktioner, der passer til din virksomheds behov. Du kan for eksempel starte med samtykkestyring eller kontrol af leverandørers datasikkerhed og senere tilføje flere funktioner, hvis virksomheden vokser, eller lovgivningen ændrer sig. Her gennemgår vi seks af OneTrusts vigtigste funktioner, og hvordan de kan hjælpe dig med databeskyttelse, sikkerhed og ansvarlig brug af AI.

Samtykke og præferencer

Når du driver en webshop, skal du holde styr på, hvilke beskeder kunderne har sagt ja til at modtage. Det gælder især nyhedsbreve, tilbud og andre former for markedsføring. Med OneTrust kan du oprette formularer og sider, hvor kunderne selv vælger, om de vil modtage e-mails, sms'er eller andre beskeder. De kan også ændre deres præferencer senere.

OneTrust registrerer kundernes valg centralt og kan dele oplysningerne med de systemer, du har tilknyttet. Så slipper du for at opdatere modtagerlister manuelt eller bygge dine egne løsninger til at indsamle samtykke.

En mindre dansk tøjwebshop kan for eksempel lade kunderne vælge, om de vil modtage stylingtips, tilbud på sæsonudsalg eller invitationer til arrangementer i butikken. OneTrust gemmer de enkelte valg, så webshoppen kan sende relevant indhold til de rette modtagere. Ifølge Forbrugerombudsmandens regler om elektronisk markedsføring skal det være tydeligt, om kunden siger ja til e-mails, sms'er eller begge dele.

OneTrust kan også dele oplysninger om cookiesamtykke med dine annonceplatforme. Hvis en besøgende afviser cookies til markedsføring, skal annonceringen respektere det valg. Kunden kan stadig få vist almindelige annoncer, men ikke annoncer baseret på den afviste sporing. Det kræver dog, at integrationerne mellem systemerne er sat korrekt op.

Styring af tredjeparter

De fleste webshops samarbejder med flere leverandører, for eksempel betalingsudbydere, marketingplatforme og fragtfirmaer. Nogle af dem behandler personoplysninger på dine vegne. OneTrust kan samle oplysninger om leverandørerne og hjælpe dig med at vurdere deres datasikkerhed. Hvis du bruger platformens funktioner til dataopdagelse, kan du også kortlægge, hvor kundeoplysninger er gemt i de tilknyttede systemer. Det giver et bedre overblik, når du skal håndtere kundeanmodninger eller kontrollere, om virksomheden overholder GDPR.

OneTrust kan desuden samle leverandørernes sikkerhedsdokumentation, registrere risikovurderinger og gøre opmærksom på forhold, der kræver opfølgning. Hvis du for eksempel sælger håndlavede smykker, kan du bruge platformen til at holde styr på din e-mailudbyders databehandleraftale og sikkerhedsforanstaltninger. Eller et kafferisteri med levering i hele Danmark, kan du også undersøge, hvordan dine fulfilment-partnere beskytter kundernes navne og adresser. Det er relevant, fordi du som dataansvarlig har pligt til at føre tilsyn med dine databehandlere. OneTrust kan hjælpe dig med dokumentationen, men ansvaret for at overholde reglerne ligger stadig hos din virksomhed.

AI-styring

Mange virksomheder bruger AI til alt fra markedsføring til kundeservice. Men brugen af kunstig intelligens stiller også krav til, hvordan data håndteres og beskyttes. OneTrusts funktioner til AI-styring giver virksomheder overblik over deres AI-værktøjer, hvilke data de bruger, og hvilke risici der kan være forbundet med dem. Platformen kan også bruges til at vurdere, om værktøjerne lever op til relevante regler, herunder EU's AI-forordning.

Forestil dig, at du driver en webshop med boliginteriør og bruger AI til at skrive annoncetekster. Med OneTrust kan du registrere, hvilke datakilder værktøjet må bruge, bl.a. produktbeskrivelser billeder, du har rettighederne til. Det giver dig bedre dokumentation, hvis der senere opstår spørgsmål om ophavsret eller brug af data. Det anbefales også, at virksomheder fastlægger klare retningslinjer for brugen af generativ AI.

Et fitnesscenter kan for eksempel bruge AI til vagtplanlægning uden at dele oplysninger om medlemmernes helbred. OneTrust kan bruges til at registrere, hvilke data værktøjet har adgang til, og dokumentere eventuelle risici. Det er særligt relevant, fordi helbredsoplysninger er følsomme personoplysninger, som er underlagt strengere krav i GDPR. Dokumentationen kan hjælpe virksomheden med at kontrollere, om oplysningerne bliver håndteret korrekt.

Hvis du udvikler din egen AI-chatbot til at besvare kundernes spørgsmål om produkter, levering eller returnering, kan OneTrust også bruges til at dokumentere, hvilke datakilder chatbotten bygger på, hvem der har adgang til dem, og hvilke risikovurderinger der er foretaget. Så har du et samlet overblik over udviklingen og de sikkerhedstjek, der er gennemført, hvis kunder eller myndigheder senere stiller spørgsmål til chatbotten.

Automatisering af privatliv

Manuel håndtering af personoplysninger kan tage meget tid, især når du skal besvare kundeanmodninger, opdatere regneark og kontrollere leverandørernes dokumentation. OneTrust kan automatisere flere af disse opgaver, blandt andet behandling af sletningsanmodninger, registrering af følsomme oplysninger og styring af, hvor længe data skal opbevares. Det sparer tid og mindsker risikoen for, at vigtige opgaver bliver overset.

En lokal madlavningsskole kan for eksempel bruge OneTrust til at indsamle oplysninger fra relevante systemer, når en kursist beder om indsigt i sine personoplysninger. Medarbejderne skal stadig kontrollere oplysningerne, men slipper for meget af det manuelle arbejde. En webshop kan også oprette regler for, hvornår kundeoplysninger skal slettes, så længe der tages hensyn til lovkrav om opbevaring af eksempelvis regnskabsmateriale.

For webshops i vækst kan automatiseringen gøre det nemmere at håndtere kundernes anmodninger om sletning af personoplysninger, også når der er ekstra travlt under udsalg.

Teknisk risiko og compliance

OneTrusts funktioner til teknisk risikostyring og compliance samler sikkerhedspolitikker, risikovurderinger og dokumentation til revision ét sted. Det giver virksomheden et bedre overblik over sikkerheden, uden at medarbejderne skal holde styr på oplysninger i forskellige regneark og systemer.

En detailvirksomhed kan for eksempel bruge OneTrust til at samle dokumentation for, at dens betalingsudbyder overholder sikkerhedsstandarden PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), inden et større udsalg går i gang.

Hvis du driver en webshop og vil installere en ny app til lagerstyring, kan du også bruge platformen til at vurdere eventuelle sikkerhedsrisici. Her kan du registrere resultaterne, dokumentere problemer og holde styr på, hvad der skal løses, inden appen tages i brug. OneTrust samler oplysningerne, så du lettere kan følge op på sikkerhedstjek og tidligere vurderinger.

OneTrust kan desuden hente oplysninger fra tilknyttede værktøjer til sikkerhedsscanning, leverandørregistre og supportsystemer. Så får du et samlet overblik over sikkerhedshuller, problemer hos leverandører og virksomhedens overholdelse af relevante krav. Det gør det nemmere at vurdere, hvilke problemer der skal løses først.

Styring af databrug

Datastyring handler om at have overblik over, hvor kundernes oplysninger er gemt, hvem der har adgang til dem, og hvordan de bliver brugt. OneTrust kan hjælpe med at kategorisere data, registrere samtykker og styre adgangen til oplysningerne efter virksomhedens regler.

En webshop med kæledyrsartikler kan for eksempel give marketingafdelingen adgang til kundernes købshistorik til brug for loyalitetsprogrammer, men begrænse muligheden for at eksportere oplysningerne. En bryllupsfotograf kan give billedredaktører adgang til kundernes billeder uden samtidig at give dem adgang til private kundenoter.

Hvis du bruger AI, kan du også registrere, hvilke datasæt dine AI-værktøjer må bruge, og hvilke de ikke må. Det gør det nemmere at kontrollere brugen af data og dokumentere, at virksomhedens retningslinjer bliver fulgt.

Fordele og ulemper ved OneTrust

OneTrust samler værktøjer til databeskyttelse, risikostyring, AI og samtykkestyring på én platform. En af fordelene er, at løsningen kan forbindes med systemer, du allerede bruger. Hvis en kunde for eksempel afmelder dit nyhedsbrev, kan ændringen automatisk registreres i både din e-mailplatform og dit CRM-system, hvis integrationerne er sat korrekt op. Så slipper du for at opdatere oplysningerne flere steder og mindsker risikoen for at sende markedsføring til kunder, der har sagt nej tak.

Ulempen er, at ikke alle virksomheder har brug for så mange funktioner. Prisen afhænger blandt andet af, hvilke løsninger du vælger, og hvor meget du bruger dem. For en mindre webshop kan det derfor blive en dyr løsning, hvis du kun har brug for et cookiebanner eller et system til at håndtere kundernes samtykker. Derudover kræver det tid at sætte platformen op og lære medarbejderne at bruge den. Overvej derfor, hvilke funktioner din virksomhed faktisk har brug for, inden du vælger OneTrust.