Przerzucanie opłat za karty na klientów – poradnik

Przerzucanie opłat za karty na klientów może ograniczyć koszty prowadzenia sklepu internetowego, ale nie jest jedynym sposobem ochrony marży. Niezależnie od tego, czy chcesz doliczać te opłaty klientom, czy wolisz zmniejszyć ich wpływ na firmę w inny sposób, znajomość zasad obsługi płatności pomoże Ci podejmować trafniejsze decyzje. Sprawdź, czym są te opłaty, jak wpływają na wynik finansowy firmy oraz jak skutecznie i zgodnie z przepisami nimi zarządzać.

Czym są opłaty za obsługę kart kredytowych?

Opłaty za obsługę kart kredytowych to koszty transakcyjne ponoszone przy przyjmowaniu płatności kartami kredytowymi i debetowymi. Sprzedawcy przeznaczają na przetwarzanie płatności średnio od 1,7% do 3,5% wartości każdej transakcji. Ostateczna stawka zależy między innymi od sposobu obsługi płatności, rodzaju karty oraz wybranego operatora płatności.

Opłata składa się zwykle z niewielkiego procentu wartości transakcji i stałej kwoty, na przykład 2,9% + 30 centów. Przy transakcji kartą o wartości 100 USD (ok. 400 zł) łączna opłata wyniosłaby 3,20 USD (ok. 13 zł). Kwota ta jest dzielona na następujące części:

• Opłata interchange: ta część opłaty trafia do banku, który wydał kartę klienta, na przykład Chase Bank lub Capital One. Pokrywa koszty związane z obsługą transakcji kartowych, w tym ochroną przed oszustwami, zarządzaniem ryzykiem i utrzymaniem infrastruktury systemu płatności.
• Opłata systemowa (assessment fee): otrzymuje ją organizacja kartowa, taka jak Discover, American Express, Mastercard lub Visa. Opłata pokrywa koszty działania i utrzymania infrastruktury służącej do przetwarzania płatności.
• Prowizja operatora płatności: operator pobiera ją za obsługę transakcji. Niektórzy dostawcy rozdzielają poszczególne koszty w modelu interchange-plus, a inni ujmują je w jednej stawce ryczałtowej.

Jak przenieść koszty obsługi kart kredytowych na klientów?

• Sprawdź, czy dopłaty są legalne
• Przestrzegaj przepisów
• Poinformuj organizacje kartowe
• Wyświetlaj informacje o dopłatach
• Wybierz rodzaj dopłaty

Doliczenie dopłaty do płatności kartą kredytową pozwala przenieść na klientów koszty jej obsługi. Dopłata różni się od opłaty za wygodę (convenience fee), którą sprzedawca może pobrać, gdy przyjmuje metodę płatności niestandardową dla danego kanału sprzedaży.

Jeśli rozważasz wprowadzenie dopłat, najpierw skonsultuj się z prawnikiem. Gdy zdecydujesz się na takie rozwiązanie, musisz przestrzegać kilku podstawowych zasad:

Przestrzegaj przepisów

Dopłata nie może przekraczać rzeczywistego kosztu przyjęcia płatności kartą kredytową. Dodatkowe limity mogą wynikać z zasad organizacji kartowych oraz przepisów federalnych i stanowych. Sprzedawca musi stosować najniższy z obowiązujących go limitów:

• Organizacje kartowe: Visa ogranicza dopłaty do 3%, natomiast Mastercard ustala wyższy limit wynoszący 4%.
• Prawo federalne: w Stanach Zjednoczonych przepisy federalne ograniczają dopłatę do 4% wartości transakcji.
• Prawo stanowe: niektóre stany określają inny maksymalny limit albo całkowicie zakazują dopłat. Sprawdź przepisy obowiązujące zarówno w Twoim stanie, jak i w stanie zamieszkania klienta.

Poinformuj organizacje kartowe

Visa, Discover i Mastercard wymagają pisemnego powiadomienia co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem naliczania dopłat za płatności kartą kredytową. American Express nie wymaga wcześniejszego zgłoszenia.

Wyświetlaj informacje o dopłatach

Sprzedawca musi poinformować o zasadach naliczania dopłat lub o samej opłacie w trzech miejscach:

• w miejscu pierwszego kontaktu klienta ze sklepem, na przykład przy wejściu do placówki stacjonarnej lub na stronie głównej witryny
• w punkcie sprzedaży, na przykład na terminalu płatniczym w sklepie lub na stronie realizacji zakupu
• na paragonie klienta, gdzie dopłata musi być wyszczególniona jako osobna pozycja

Wybierz rodzaj dopłaty

Sprzedawca nie może pobierać jednej opłaty od wszystkich kart kredytowych, a następnie doliczać kolejnej za określone rodzaje kart, których obsługa jest droższa. Musisz wybrać między dopłatą ustalaną według marki karty a dopłatą ustalaną według rodzaju karty:

• Według marki karty: naliczasz taką samą dopłatę do każdej transakcji kartą danej marki, czyli Visa, Mastercard, American Express lub Discover, niezależnie od jej wydawcy. Dopłata nie może przekraczać średniej stawki opłat akceptanta za transakcje kartami danej marki ani 4% – obowiązuje niższa z tych wartości.
• Według rodzaju karty: naliczasz taką samą dopłatę do każdej transakcji określonym rodzajem karty kredytowej, na przykład kartą lojalnościową, premium lub firmową, niezależnie od jej wydawcy. Zgodnie z obowiązującymi zasadami dopłata nie może przekraczać 4% ani średniej stawki opłat akceptanta za transakcje danym rodzajem karty.

Alternatywne sposoby ograniczania opłat za karty kredytowe

• Ustal minimalną kwotę zakupu
• Zaoferuj rabat lub podwójny cennik
• Poszukaj niższych stawek za obsługę kart kredytowych

Dopłata pozwala obciążyć klientów kosztem obsługi płatności kartą kredytową, ale może też zaszkodzić firmie. Klienci mogą wybrać inną metodę płatności, aby uniknąć dodatkowej opłaty, albo kupić u konkurencji, jeśli uznają dopłatę za niesprawiedliwą.

Jeżeli przepisy obowiązujące w Twoim kraju zakazują dopłat lub nie chcesz obciążać nimi klientów, nadal możesz ograniczyć koszty obsługi kart kredytowych. Rozważ następujące rozwiązania:

Ustal minimalną kwotę zakupu

Możesz zachęcić klientów do składania większych zamówień, ustalając minimalną wartość transakcji dla płatności kartą kredytową. Rozwiązanie to jest najczęściej spotykane w sklepach stacjonarnych sprzedających niedrogie produkty, ale może sprawdzić się również u niektórych sprzedawców internetowych, zwłaszcza oferujących produkty cyfrowe lub produkty o niewielkiej wartości jednostkowej.

Aby zastosować tę metodę, umieść w widocznym miejscu jasną informację, na przykład „Minimalna kwota zakupu przy płatności kartą kredytową: 10 USD (ok. 40 zł)”, i odrzucaj transakcje poniżej tego progu. Ograniczysz w ten sposób koszty obsługi płatności przy niewielkich transakcjach, w przypadku których koszty interchange mogą pochłaniać znaczną część marży. Takie rozwiązanie może też sprzyjać większym zamówieniom i obniżyć łączne koszty obsługi kart, co jest szczególnie istotne dla małych sprzedawców, którym trudno je pokryć. Może jednak irytować klientów i skłaniać ich do zakupów w innym miejscu.

Zaoferuj rabat lub podwójny cennik

Innym sposobem na ograniczenie kosztów obsługi kart jest niewielki rabat dla klientów wybierających tańszą metodę płatności, na przykład gotówkę lub przelew ACH. Niektóre firmy stosują podwójny cennik: cena standardowa uwzględnia opłatę za obsługę karty kredytowej, a przy alternatywnej metodzie płatności klient widzi niższą cenę.

Takie rozwiązanie częściej spotyka się w sprzedaży stacjonarnej, na przykład na stacjach benzynowych, ale korzystają z niego również niektóre sklepy internetowe. Oferują one przy kasie niewielki rabat klientom płacącym przelewem bankowym, za pomocą salda PayPal lub inną metodą o niskich kosztach. W tym modelu sprzedawca nie obciąża klienta opłatą za kartę, lecz zachęca go do wyboru metody płatności, która pozwala uniknąć kosztów obsługi karty. W obu przypadkach klient może wybrać sposób zapłaty i z góry widzi różnicę w cenie.

Jeśli chcesz oferować rabat za płatność gotówką lub wprowadzić podwójny cennik, zadbaj o czytelne oznaczenia i przeszkol pracowników. Dzięki temu łatwiej będzie przestrzegać zasad organizacji kartowych i uniknąć wprowadzania klientów w błąd.

Poszukaj niższych stawek za obsługę kart kredytowych

Zamiast obciążać klientów opłatami za płatność kartą kredytową, możesz pokrywać je samodzielnie i ograniczać koszty obsługi płatności na kilka sposobów:

• Wybierz model interchange-plus, jeśli jest dostępny: ten model rozliczeń jest bardziej przejrzysty i często tańszy niż jedna stawka ryczałtowa, zwłaszcza wraz ze wzrostem wartości sprzedaży.
• Wynegocjuj niższą stawkę: niektórzy operatorzy płatności są gotowi negocjować niższe opłaty w porozumieniu z organizacjami kartowymi.
• Porównaj oferty kilku operatorów: przeanalizuj strukturę opłat popularnych dostawców i wybierz rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twojej firmy.
• Rozliczaj transakcje bez zwłoki: przekazywanie transakcji do rozliczenia w ciągu 24 godzin pomaga uniknąć podwyższonych stawek interchange naliczanych przez Visa i Mastercard.