System zarządzania magazynem: jak wybrać oprogramowanie?

System zarządzania zapasami (IMS) pomaga sprzedawcom detalicznym organizować towary w całym łańcuchu dostaw i sprawnie nimi zarządzać. Nie należy mylić go z systemem zarządzania magazynem (WMS), który wspiera operacje wewnątrz magazynu. IMS ułatwia śledzenie produktów, prognozowanie popytu oraz utrzymywanie zapasów na poziomie pozwalającym zaspokoić potrzeby klientów.

Wraz z rozwojem firmy zarządzanie zamówieniami za pomocą przypadkowego zestawu arkuszy kalkulacyjnych i aplikacji przestaje się sprawdzać. Lepszym rozwiązaniem jest jeden z opisanych poniżej systemów zarządzania zapasami. Takie narzędzia często wykorzystują automatyzację i funkcje oparte na sztucznej inteligencji, aby ujednolicić dane sprzedażowe i śledzić produkty na każdym etapie ich obiegu.

Nie każdy system zarządzania zapasami odpowiada potrzebom tego samego rodzaju działalności. Dlatego znajomość poszczególnych typów systemów i ich możliwości jest równie ważna jak porównanie dostawców oprogramowania. W tym przewodniku poznasz sześć najlepszych systemów zarządzania zapasami oraz funkcje, które warto uwzględnić podczas wyboru rozwiązania.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania zapasami?

Oprogramowanie do zarządzania zapasami umożliwia śledzenie stanów magazynowych i tworzenie raportów. Monitoruje zapasy, zamówienia u dostawców oraz realizację zamówień klientów, pomagając kontrolować przepływ towarów od dostawcy do odbiorcy. Dzięki temu firma może na bieżąco sprawdzać, gdzie znajduje się towar i jak zmieniają się jego stany.

Sprzedawcy detaliczni mogą ewidencjonować zapasy na kilka sposobów:

• ewidencja ręczna: pracownicy samodzielnie liczą zapasy i aktualizują dane, najczęściej w arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentacji papierowej
• ewidencja okresowa: zapasy są liczone i aktualizowane w ustalonych odstępach. Na tej podstawie oprogramowanie IMS może obliczać koszt sprzedanych towarów (COGS) i wartość zapasów końcowych w poszczególnych okresach
• ewidencja ciągła: narzędzia IMS automatycznie korygują stany magazynowe po przyjęciu, sprzedaży lub zwrocie produktu, zamiast aktualizować je wyłącznie w ustalonych terminach

Metody te określają, kiedy i w jaki sposób aktualizuje się dane o zapasach. Poszczególne systemy IMS różnią się również zakresem funkcji oraz obsługiwanych procesów.

Rodzaje systemów zarządzania zapasami

Sprzedawcy detaliczni muszą mieć produkty na stanie wtedy, gdy klienci chcą je kupić. Zarządzanie całym łańcuchem dostaw może jednak szybko się skomplikować, ponieważ obejmuje zamawianie towaru, sprzedaż, wysyłkę i magazynowanie.

Pomocne mogą być różne rodzaje systemów IMS:

• Systemy oparte na arkuszach kalkulacyjnych, które zwykle wymagają ręcznej aktualizacji. Łatwo w nich o błąd człowieka – pomyłka podczas liczenia lub literówka może obniżyć dokładność danych o zapasach. Takie rozwiązania bywają wystarczające przy prostszych procesach, ale wraz ze wzrostem liczby produktów, lokalizacji i kanałów sprzedaży ich obsługa staje się coraz bardziej czasochłonna.
• Podstawowe systemy ewidencji stanów magazynowych, które koncentrują się na liczeniu zapasów. Czasem nie oferują bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak prognozowanie popytu czy generowanie zamówień zakupu.
• Systemy zautomatyzowane, które aktualizują stany magazynowe w czasie rzeczywistym po sprzedaży lub zwrocie produktu. Często działają w chmurze, dzięki czemu można korzystać z nich z dowolnego miejsca, a integracje łączą dane o zapasach z systemami sprzedaży i realizacji zamówień.
• Systemy IMS zintegrowane z ERP, przeznaczone dla sprzedawców wielokanałowych korzystających z wielu magazynów, kanałów sprzedaży lub punktów detalicznych. Dane o zapasach ze wszystkich tych miejsc są ujednolicane w systemie planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

Wybór odpowiedniego typu systemu zależy od procesów zarządzania zapasami oraz liczby lokalizacji i kanałów sprzedaży obsługiwanych przez sprzedawcę.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu zarządzania zapasami

Poniżej znajdziesz najważniejsze funkcje, które warto porównać podczas wyboru oprogramowania do zarządzania zapasami dla dużej firmy:

Monitorowanie i kontrola zapasów

System zarządzania zapasami pomaga utrzymywać ilość towaru wystarczającą do realizacji zamówień klientów. Służą do tego między innymi następujące funkcje monitorowania i kontroli:

• obliczanie zapasu bezpieczeństwa
• alerty o niskim stanie magazynowym
• automatyczne generowanie i wysyłanie zamówień zakupu do hurtowników, zanim produkt się wyczerpie

Cozykids łączy wbudowany w Shopify system zarządzania zapasami z Shopify Flow. Zespół automatycznie otrzymuje powiadomienia o spadku poziomu zapasów. Dział marketingu wykorzystuje te informacje, aby odpowiednio dobierać promowane produkty i wysyłać klientom, którzy złożyli zamówienie w przedsprzedaży, wiadomości o ponownej dostępności towaru.

„Standardowe zarządzanie zapasami wymaga udziału człowieka, ale dzięki Shopify POS i odpowiedniej konfiguracji Flow zaoszczędziliśmy mnóstwo czasu i wyeliminowaliśmy błędy ludzkie”, mówi Panos Voulgaris, dyrektor kreatywny. „Przy katalogu obejmującym 6000–7000 produktów jest to niezwykle pomocne. Flow bardzo ułatwia nam pracę”.

Spójne zarządzanie sprzedażą wielokanałową

Oprogramowanie do wielokanałowego zarządzania zapasami ujednolica dane ze wszystkich kanałów sprzedaży. Obejmuje to sklep sprzedający bezpośrednio konsumentom (DTC), punkty stacjonarne, platformy sprzedażowe oraz sklepy w mediach społecznościowych. Jak wynika z raportu Deloitte, jedna trzecia kadry zarządzającej w handlu detalicznym planuje inwestycje w rozwiązania zapewniające dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Dzięki dostępowi do danych o zapasach we wszystkich kanałach ujednolicona platforma handlowa Shopify pozwala rezerwować towar na potrzeby zamówień B2B. Jeśli masz 1500 sztuk dostępnych do sprzedaży, ale 1250 z nich przypisano już do kupującego B2B, system IMS Shopify umożliwia oznaczenie ich jako Zarezerwowane. W kanałach DTC do zakupu pozostanie wtedy 250 sztuk.

Synchronizacja wielu magazynów

Narzędzia do zarządzania zapasami, które synchronizują dane z wielu magazynów, pokazują dokładnie, ile towaru masz na stanie i gdzie się on znajduje.

Dostęp do tych danych pomaga również podejmować lepsze decyzje dotyczące realizacji zamówień. Przechowywanie towarów bliżej klientów skraca drogę, którą musi pokonać każdy produkt. Przekłada się to na koszty wysyłki i czas dostawy – czynniki, które większość kupujących uwzględnia podczas zakupów online.

The Inspiration Company wykorzystuje Shopify, aby traktować swoje sklepy stacjonarne jak niewielkie centra realizacji zamówień. Firma sprawdza, które produkty cieszą się największą popularnością w każdym z ponad 50 sklepów, i korzysta z funkcji przesunięć magazynowych, aby przenosić towar między lokalizacjami. Śledzenie stanów w wielu punktach pozwala uzupełniać zapasy z wyprzedzeniem, zanim produkty się wyczerpią.

Kompleksowe raportowanie i analityka

Zaawansowane narzędzia do raportowania i analizy pokazują, które produkty sprzedają się najlepiej, a które mają najniższy wolumen sprzedaży. Wnioski oparte na tych danych mogą ułatwić planowanie kolejnych zamówień towaru.

Wiele systemów zarządzania zapasami wykorzystuje również sztuczną inteligencję, aby przyspieszyć analizę danych i ułatwić wyciąganie przydatnych wniosków. Badania pokazują, że 75% sprzedawców detalicznych jest gotowych częściowo lub całkowicie powierzyć sztucznej inteligencji zarządzanie zapasami. Sidekick to asystent AI wbudowany w Shopify, który potrafi:

• tworzyć niestandardowe analizy
• analizować dane i wyciągać wnioski dotyczące zapasów
• oferować spersonalizowane porady dotyczące rozwoju sklepu

Prognozowanie sprzedaży i analityka predykcyjna

System zarządzania zapasami może wykorzystywać dane historyczne do prognozowania wolumenu sprzedaży. Funkcje analityki predykcyjnej pomagają sprzedawcom detalicznym:

• identyfikować sezonowe wzorce popytu
• optymalizować progi, przy których należy ponownie zamówić towar
• dostosowywać możliwości realizacji zamówień do przewidywanego popytu
• optymalizować harmonogramy pracy
• wyznaczać najlepsze terminy promocji

Kenny Flowers korzysta z niestandardowych raportów Shopify, aby śledzić wyniki każdego ze swoich sklepów.

„Dzięki temu wglądowi możemy określać godziny największego ruchu w sklepach, ustalać optymalną obsadę i podejmować decyzje oparte na danych – od poziomu zapasów po godziny otwarcia”, mówi założyciel Kenny Haisfield. „Wszystkie te dane są dostępne w Shopify, co znacznie ułatwia prognozowanie i planowanie”.

Generowanie zamówień zakupu

Oprogramowanie do zarządzania zapasami umożliwia generowanie i wysyłanie zamówień zakupu (PO) do dostawców. Może dzięki temu skrócić czas realizacji: system IMS automatycznie wykrywa, że stan magazynowy spadł poniżej poziomu zapasu bezpieczeństwa, wskazuje właściwą osobę kontaktową po stronie dostawcy i przygotowuje zamówienie zakupu do Twojej akceptacji, ograniczając pracę ręczną do minimum.

Raportowanie finansowe i integracja z księgowością

Zespoły finansowe wykorzystują wycenę zapasów do obliczania podatków i sporządzania sprawozdań finansowych. Wybierz system IMS zintegrowany z używanymi narzędziami finansowymi, aby na obu platformach stosować tę samą metodę wyceny zapasów, na przykład:

• pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO)
• ostatnie weszło, pierwsze wyszło (LIFO)
• średnia ważona

Oprogramowanie do zarządzania zapasami może również zapewniać bieżący wgląd w kluczowe wskaźniki finansowe (KPI), takie jak koszt sprzedanych towarów (COGS), rotacja zapasów czy średni czas sprzedaży zapasów (DSI), wyrażony w dniach. Gdy dane te pochodzą bezpośrednio z systemu IMS, a nie z ręcznie uzgadnianego arkusza kalkulacyjnego, zespoły finansowe i operacyjne korzystają z jednego, wiarygodnego źródła informacji.

6 najlepszych systemów do zarządzania zapasami

Oprogramowanie do zarządzania zapasami powinno pomagać utrzymywać właściwe stany magazynowe i sprawnie wysyłać produkty do klientów. Musi też integrować się z innymi systemami używanymi w handlu detalicznym – od panelu administracyjnego sklepu Shopify po wybrane oprogramowanie księgowe.

Poniżej znajdziesz zestawienie narzędzi do zarządzania zapasami wraz z ich funkcjami i ocenami użytkowników, które pomoże Ci wybrać odpowiednie rozwiązanie:

1. Shopify

Wbudowany w Shopify system zarządzania zapasami pomaga sprzedawcom detalicznym śledzić przepływ towarów, aktualizować stany magazynowe i zarządzać transferami między wieloma lokalizacjami w czasie rzeczywistym.

System integruje się z używanym przez Ciebie środowiskiem technologicznym, w tym z systemami ERP, zewnętrznymi dostawcami usług logistycznych (3PL) i systemami magazynowymi. Umożliwia scentralizowane zarządzanie zapasami i zapewnia spójność operacyjną. Synchronizuje dane ze wszystkich kanałów sprzedaży, dzięki czemu zyskujesz dokładny wgląd w stany magazynowe i pełną kontrolę nad nimi.

Najważniejsze funkcje zarządzania zapasami w Shopify to:

• ujednolicone zarządzanie zapasami we wszystkich kanałach: kontroluj z jednego miejsca poziomy zapasów i dostępność produktów w sklepach internetowych, punktach stacjonarnych oraz na platformach sprzedażowych
• API do transferów i korekt zapasów: zachowaj Shopify jako jedno wiarygodne źródło danych, a jednocześnie synchronizuj poziomy zapasów i ich przepływ z systemami zewnętrznymi
• rozszerzenia interfejsu użytkownika dla punktu sprzedaży (POS): dostosuj procesy zarządzania zapasami w sklepie do wymagań operacyjnych swojej firmy
• Sidekick: korzystaj z asystenta opartego na AI, aby analizować zapasy, tworzyć niestandardowe raporty i automatyzować rutynowe zadania
• Shopify Flow: projektuj i wdrażaj automatyzacje, które ograniczają pracę ręczną i upraszczają procesy zarządzania zapasami
• niestandardowe raporty dotyczące zapasów: analizuj szczegółowe dane historyczne, aby monitorować trendy i wyciągać wnioski na temat wyników
• zaawansowana logika alokacji i realizacji zamówień: konfiguruj reguły rezerwowania zapasów i dostosowuj strategię realizacji do każdego kanału sprzedaży

Cennik: funkcje zarządzania zapasami są dostępne we wszystkich planach Shopify.

2. ShipHero

ShipHero to wielokanałowy system IMS, który łączy funkcje zarządzania zapasami i magazynem. Obsługuje rozdzielanie zamówień między wiele magazynów, kompletowanie zestawów oraz śledzenie partii i terminów ważności.

Wyróżniające się funkcje obejmują:

• integrację z Shopify
• kompletację mobilną
• wbudowaną obsługę zwrotów
• porównywanie stawek przewoźników w czasie rzeczywistym
• rozpoznawanie kodów kreskowych
• zarządzanie sprzedażą wielokanałową i wyznaczanie magazynu realizującego zamówienie

Cennik: standardowy plan dla marek kosztuje od 1850 USD (ok. 7400 zł) miesięcznie.

3. Thrive by Shopventory

Thrive by Shopventory to scentralizowany system IMS działający w chmurze. Umożliwia zarządzanie wieloma sklepami i lokalizacjami oraz synchronizowanie danych między nimi. Informacje aktualizują się w czasie rzeczywistym, a system można połączyć z narzędziami POS i platformami e-commerce.

Thrive by Shopventory oferuje narzędzia raportowe, które pomagają zrozumieć, co dzieje się z zapasami w całym łańcuchu dostaw. Możesz na przykład sprawdzić liczbę produktów na półkach, porównać wyniki tegorocznego Black Friday z poprzednim rokiem lub ocenić rentowność konkretnej linii produktowej.

Wyróżniające się funkcje obejmują:

• integrację z Shopify (w tym POS)
• raportowanie w czasie rzeczywistym według lokalizacji i kanału
• integrację ze skanerem kodów kreskowych
• wsparcie AI przy importowaniu zamówień zakupu i faktur
• prognozowanie popytu

Cennik: koszt zależy od liczby użytkowników, lokalizacji, integracji i miesięcznego wolumenu transakcji. Podstawowe plany, obejmujące do 1500 transakcji miesięcznie, kosztują od 59 USD (ok. 236 zł) miesięcznie. Duże firmy realizujące ponad 10 000 transakcji miesięcznie potrzebują wyższego planu, którego cena zaczyna się od 249 USD (ok. 996 zł) miesięcznie.

4. Katana

Katana to system IMS przeznaczony do zarządzania produkcją i realizacją zamówień. Pozwala kontrolować przepływ surowców przez proces produkcyjny aż do powstania gotowego wyrobu, a następnie śledzić go na każdym etapie realizacji zamówienia.

Katana obsługuje również procesy na hali produkcyjnej, w tym planowanie zadań i zarządzanie informacjami. System pomaga obliczać szacunkowe koszty i planowane terminy zakończenia prac, zapewniając pełny wgląd w zapasy od początku do końca procesu.

Wyróżniające się funkcje obejmują:

• dostępną integrację z Shopify
• pulpity do wizualnego planowania produkcji
• dane w czasie rzeczywistym do zarządzania zapasami
• aplikację dla operatorów do zarządzania pracą na hali produkcyjnej
• narzędzia do prognozowania zapasów

Cennik: darmowy plan obejmuje maksymalnie 30 SKU w trzech lokalizacjach. Płatne plany z nieograniczoną liczbą SKU, użytkowników i integracji kosztują od 299 USD (ok. 1196 zł) miesięcznie.

5. Cin7 Core

Cin7 Core łączy pulpity obejmujące różne obszary działalności – od zapasów i produkcji po integrację sprzedaży i raportowanie. Umożliwia śledzenie zamówień klientów od przygotowania wyceny aż po realizację, zapewniając przejrzysty obraz sytuacji we wszystkich kanałach sprzedaży.

Wyróżniające się funkcje obejmują:

• dostępną integrację z Shopify
• szczegółowe śledzenie sprzedaży i stanu magazynowego
• portal do śledzenia zamówień dostosowany do marki
• integracje z ponad 700 platformami
• konfigurowalne raporty dotyczące danych sprzedaży, zakupów i zapasów

Cennik: standardowe plany kosztują od 349 USD (ok. 1396 zł) miesięcznie. Za dodatkowych użytkowników, integracje, stanowiska POS lub portale mogą obowiązywać dodatkowe opłaty.

6. NetSuite Inventory Management

NetSuite Inventory Management jest częścią pakietu Oracle do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP. Ten wielokanałowy system zapewnia bieżący wgląd w zapasy w wielu lokalizacjach, takich jak sklepy stacjonarne, sklepy pop-up, magazyny i obiekty partnerów 3PL.

Możesz szczegółowo śledzić każdy etap obsługi zamówienia, aby wykrywać miejsca, w których proces przebiega mniej sprawnie. System pozwala też spojrzeć na działalność szerzej i planować zapasy na podstawie prognoz sprzedaży oraz przewidywanego popytu klientów.

Wyróżniające się funkcje obejmują:

• integrację z Shopify za pośrednictwem aplikacji NetSuite ERP Connector
• bieżący wgląd w zapasy w magazynach, sklepach stacjonarnych i obiektach partnerów 3PL
• narzędzia do uzupełniania zapasów
• Smart Count do inwentaryzacji
• szczegółowe śledzenie zapasów według numerów partii i numerów seryjnych

Cennik: funkcje zarządzania zapasami są częścią licencji na platformę NetSuite. Wycena jest przygotowywana indywidualnie i może obejmować roczną licencję oraz opłatę wdrożeniową.

Jak znaleźć najlepsze oprogramowanie do zarządzania zapasami?

Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby wybrać oprogramowanie do zarządzania zapasami odpowiednie dla Twojej firmy:

Kiedy warto zmodernizować system zarządzania zapasami

System zarządzania zapasami wdrożony na początku działalności prawdopodobnie nie będzie tym samym rozwiązaniem, które sprawdzi się w okresie intensywnego wzrostu.

W przypadku jednego kanału sprzedaży i jednego centrum realizacji zamówień nie potrzebujesz takich samych funkcji kontroli zapasów jak przy wielu kanałach, magazynach czy sklepach stacjonarnych. Wraz z rozwojem działalności może być potrzebny system IMS, który będzie synchronizować zapasy we wszystkich tych miejscach.

Regularnie przeprowadzaj audyty zapasów i zwracaj uwagę na sygnały świadczące o tym, że warto zmodernizować system:

• wzrost liczby błędów przy realizacji zamówień spowodowany brakiem połączenia między systemami
• czasochłonne procesy ręczne
• trudności w zarządzaniu zapasami między kanałami lub magazynami

Firma Keen wdrożyła Shopify, ponieważ dotychczasowe rozwiązania utrudniały klientom zakupy.

„Nie mogliśmy sprawdzać zapasów w różnych lokalizacjach ani przyjmować zamówień na produkty, których nie było na stanie, a następnie wysyłać ich bezpośrednio do klientów”, mówi Sam Bukingham, dyrektor ds. produktu cyfrowego. „Wymiana wymagała pełnego zwrotu środków i złożenia osobnego zamówienia, przez co klienci czekali na pieniądze nawet pięć dni”.

Firma Starlight Knitting Society miała podobny problem. Po migracji do Shopify skróciła czas zarządzania zapasami o dwie godziny dziennie i wyeliminowała codzienne uzgadnianie danych, którego wymagały poprzednie systemy.

Określ potrzeby i wymagane funkcje

Najpierw określ wymagania wobec systemu IMS. Zastanów się, ile kanałów sprzedaży, lokalizacji magazynowych i procesów realizacji zamówień musi on obsługiwać.

Następnie dopasuj te potrzeby do funkcji systemu IMS, takich jak:

• śledzenie w czasie rzeczywistym
• obsługa wielu kanałów sprzedaży
• prognozowanie popytu
• integracja z POS w sklepie
• generowanie zamówień zakupu
• raportowanie finansowe
• śledzenie dat ważności lub partii

Jen Greenlees, właścicielka działającego na Shopify sklepu z odzieżą dziecięcą Sydney So Sweet, wybrała swój system IMS ze względu na konkretną funkcję: zgodność z iPadem.

„Najważniejsze było dla nas to, że kompletację i wysyłkę można obsługiwać z iPadów, a na ekranie kompletacji wyświetla się zdjęcie katalogowe wysyłanego produktu”, mówi Jen. „Ta funkcja ograniczyła liczbę błędów w zamówieniach niemal do zera”.

Ustal swój budżet

Podczas oceny systemu IMS uwzględnij wszystkie możliwe wydatki. Całkowity koszt posiadania oprogramowania (TCO) obejmuje między innymi:

• instalację
• koszty konfiguracji
• szkolenie personelu
• migrację z innych systemów
• sprzęt do magazynów i sklepów
• integracje
• bieżące koszty subskrypcji

Porównaj te wydatki z wartością, jaką może przynieść system IMS, na przykład z ograniczeniem pracy ręcznej, mniejszym ryzykiem braków magazynowych i większą dokładnością danych o zapasach. Koszty zarządzania zapasami mogą się też różnić w zależności od tego, czy wybierzesz oprogramowanie wbudowane w platformę, czy rozwiązanie zewnętrzne.

Shopify oferuje na przykład wbudowane funkcje zarządzania zapasami, które nie wymagają dodatkowej subskrypcji. Platforma zapewnia najniższy całkowity koszt posiadania (TCO) w branży e-commerce, nawet o 36% niższy niż w przypadku rozwiązań konkurencji.

Szukaj integracji

Nowy system powinien uzupełniać lub zastępować dotychczasowe środowisko technologiczne i dać się dopasować do sposobu działania Twojej firmy. Sprawdź, czy integruje się z platformą e-commerce i innymi używanymi narzędziami, takimi jak:

• systemy punktu sprzedaży (POS)
• systemy ERP
• narzędzia księgowe
• systemy zarządzania magazynem (WMS)
• zewnętrzni dostawcy usług logistycznych (3PL)

Firma Gesswein odkryła, że używana wcześniej platforma e-commerce nie oferowała niezawodnej integracji z systemem ERP. Pracownicy tracili czas na ręczne poprawianie niewiarygodnych danych o produktach i rozbieżnych informacji o zapasach.

Firma Gesswein przeszła na Shopify i zintegrowała Shopify z systemem ERP Acumatica za pośrednictwem programu Global ERP. Dane o zapasach, zamówieniach i klientach synchronizują się teraz w czasie rzeczywistym, co zmniejszyło nakład pracy potrzebny wcześniej do utrzymywania spójności między systemami.

Nie zapominaj o użyteczności

Zaawansowane funkcje nie przyniosą korzyści, jeśli system okaże się zbyt skomplikowany dla Twojego zespołu. Wybierz łatwe w obsłudze rozwiązanie, które upraszcza codzienną pracę. Uwzględnij czas i koszty potrzebne na przeszkolenie siebie i pracowników, a także wygodę wykonywania codziennych zadań związanych z zarządzaniem zapasami.

Marki korzystające z Shopify mają do dyspozycji wbudowany system IMS, który ujednolica dane o zapasach ze wszystkich kanałów sprzedaży. Pracownicy muszą więc nauczyć się obsługi tylko jednej platformy. Dzięki temu firma Tomlinson’s skróciła czas szkolenia nowych osób z obsługi POS o niemal jedną trzecią.

Korzyści z systemu zarządzania zapasami

Korzystanie z systemu zarządzania zapasami przynosi między innymi następujące korzyści:

Mniej niewykorzystanych szans na sprzedaż

Zamiast szacować poziom zapasów, w systemie IMS widzisz dokładnie, ile towaru możesz obecnie sprzedać. Połączenie tej wiedzy z prognozowaniem popytu pozwala ograniczyć ryzyko braków magazynowych, które kosztują sprzedawców łącznie około 1,73 biliona dolarów rocznie (ok. 6,92 bln zł).

Ujednolicone dane o zapasach pozwalają również realizować zamówienia wtedy, gdy produkt jest wyprzedany w jednym kanale, ale nadal dostępny w innym. Orlebar Brown korzysta z Shopify, aby realizować takie zamówienia z różnych lokalizacji.

„Jeśli danego produktu nie ma fizycznie w sklepie, możemy łatwo zrealizować zamówienie za pomocą Shopify POS na iPadzie, przyjąć płatność i następnego dnia wysłać produkt do hotelu klienta”, mówi Jamie De Cesare, dyrektor ds. technologii. „To rozwiązanie jest szybsze, lepsze i zapewnia większą wartość niż kiedykolwiek wcześniej”.

Związek między widocznością zapasów a wynikami firmy wykracza poza pojedyncze zamówienia. Według wiodącej niezależnej firmy badawczej ujednolicona platforma Shopify POS zapewnia średnio dodatkowy 5-procentowy wzrost wartości sprzedanych towarów brutto (GMV) dzięki zintegrowanemu zarządzaniu zapasami, większej wydajności pracy zespołu w centrali i skuteczniejszemu marketingowi.

Ograniczenie strat

Sprzedawcy detaliczni tracą rocznie 90 miliardów dolarów (ok. 360 mld zł) z powodu ubytków zapasów. Bez dokładnych systemów ewidencji część towaru może łatwo pozostać nierozliczona. Uszkodzony produkt może na przykład nie zostać właściwie zarejestrowany, a inne zapasy mogą zaginąć w dużym magazynie.

Połącz zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania zapasami ze znacznikami RFID, które aktualizują dane w systemie IMS za każdym razem, gdy produkt przechodzi do kolejnego etapu obiegu. Raport firmy Zebra z 2025 roku wykazał, że 87% liderów handlu detalicznego uważa automatyzację i rozwiązania oparte na AI za kluczowe elementy strategii zapobiegania stratom.

Optymalizacja kosztów zapasów

Dokładne raporty z oprogramowania do kontroli zapasów pokazują, które produkty osiągają najwyższy, a które najniższy wolumen sprzedaży. Zamawiając mniej SKU o niskim wolumenie sprzedaży, sprzedawcy mogą przeznaczyć więcej miejsca w magazynie na produkty generujące większe przychody.

Sprawniejsza współpraca z partnerami logistycznymi

Wahania popytu, sezonowość, logistyka łańcucha dostaw i naturalny cykl życia produktu sprawiają, że poziom zapasów stale się zmienia. Podczas współpracy z zewnętrzną firmą logistyczną (3PL) takie zmiany mogą utrudniać przekazywanie informacji o potrzebach magazynowych w okresach wzmożonej sprzedaży.

Scentralizowany system zapewnia sprzedawcy i partnerom 3PL dostęp do tych samych informacji, dzięki czemu komunikacja jest przejrzysta i uporządkowana.

EasyStandard korzysta na przykład z Shopify Fulfillment Network – sieci zaufanych partnerów 3PL zintegrowanych z Shopify. Dzięki ujednoliconym danym o zapasach firma może rozmieszczać towar jak najbliżej miejsc, w których występuje popyt. Obecnie 93% jej przesyłek dociera na czas.