Xero vs. QuickBooks: comparação entre os dois

Escolher o software de contabilidade certo para a sua pequena empresa pode fazer toda a diferença. Influencia tudo, desde o controlo diário de despesas até aos relatórios estratégicos e ao planeamento financeiro a longo prazo. Na verdade, um inquérito mostra que mais de metade das pequenas empresas usa software de contabilidade, indo muito além da simples escrituração. As ferramentas de contabilidade de hoje oferecem acesso na cloud, automação com recurso a IA e capacidades de integração robustas como funcionalidades padrão.

Entre as suas opções, o Xero e o QuickBooks surgem regularmente entre os dois softwares de contabilidade mais populares. Eis o que precisa de saber sobre estas ferramentas e como se comparam.

O que é o Xero?

O Xero é um software de contabilidade baseado na cloud, concebido para simplificar a gestão financeira de pequenas e médias empresas. Foi lançado em 2006 como alternativa ao QuickBooks e tem sido reconhecido por líderes do setor pela sua interface intuitiva e pelas suas funcionalidades de contabilidade robustas.

Mantendo-se em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites (GAAP), o Xero simplifica os aspetos essenciais da contabilidade ao automatizar tarefas comuns, como reconciliações bancárias e faturação. Isto torna a contabilidade acessível mesmo que não tenha muita experiência.

As funcionalidades do Xero incluem:

• Faturação online. Crie faturas, configure faturas recorrentes e acompanhe facilmente o estado dos pagamentos. Esta funcionalidade ajuda na gestão de contas a receber e facilita o pagamento por parte dos seus clientes, contribuindo para um fluxo de caixa saudável.
• Reconciliação bancária. Importe automaticamente transações a partir dos seus movimentos bancários, facilitando a reconciliação com os seus registos contabilísticos. Com o tempo, aprende como categoriza as transações, contribuindo para uma maior precisão.
• Gestão de despesas. Controle as despesas com eficiência através do Xero Expenses. Os colaboradores podem fotografar recibos com os seus dispositivos móveis através da captura de recibos, que extrai automaticamente os dados essenciais e os associa diretamente às notas de despesa, simplificando bastante as aprovações e os reembolsos. Disponível no plano Established do Xero.
• Gestão básica de stock. O Xero permite acompanhar os níveis de stock, gerir os artigos do inventário e monitorizar o seu custo das mercadorias vendidas (CMV) para ter uma melhor visibilidade das suas margens e do desempenho dos produtos. Para ferramentas de gestão de stock mais avançadas, há integrações disponíveis no marketplace de aplicações do Xero.
• Contabilidade multimoeda. Se tem um negócio internacional e lida com as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS), a contabilidade multimoeda permite processar pagamentos, enviar faturas e gerir contas bancárias em mais de 160 moedas, com atualizações automáticas das taxas de câmbio. Disponível no plano Established do Xero.
• Gestão de projetos. As ferramentas de acompanhamento do Xero permitem monitorizar despesas e tempo em projetos específicos, dando-lhe uma visão clara da rentabilidade e dos custos de cada projeto. Disponível no plano Established do Xero.
• Relatórios avançados. Gere uma variedade de relatórios financeiros, incluindo demonstrações de resultados (P&L) e balanços. Pode ainda tirar partido de funcionalidades avançadas no plano Established do Xero, como projeções de fluxo de caixa a curto prazo, resumos do negócio com métricas personalizadas e a possibilidade de aprofundar pontos de dados específicos para identificar tendências.
• Acesso ilimitado de utilizadores. Todos os planos do Xero incluem utilizadores ilimitados, o que o torna uma escolha rentável para equipas que precisam de acesso partilhado aos dados contabilísticos — uma grande vantagem face a alguns planos do QuickBooks.
• Painel intuitivo. O painel do Xero é fácil de navegar e oferece uma visão em tempo real do seu fluxo de caixa, contas bancárias e saúde financeira geral.

Se tem uma loja Shopify e procura simplificar a sua contabilidade de e-commerce, o Xero oferece uma 

integração com a Shopify. A aplicação sincroniza automaticamente um resumo diário das suas vendas, descontos, custos de envio, reembolsos e taxas da Shopify com a sua conta Xero. Isto proporciona uma visão atualizada do fluxo de caixa e do desempenho do negócio.A loja de aplicações da Shopify também dispõe de muitas opções para ligar e sincronizar os dados da loja com o Xero, incluindo as aplicações Xero & QuickBooks Smart Sync, A2X Sync e Xero Bridge.

Produtos Xero

O Xero oferece vários planos de preços concebidos para diferentes dimensões de empresas:

• Early. 20 USD por mês. Indicado para pequenas empresas ou trabalhadores independentes. Este plano oferece funcionalidades básicas de contabilidade para começar, com limites no número de faturas e contas que pode enviar e registar.
• Growing. 47 USD por mês. Oferece faturas e contas ilimitadas. É uma boa opção para empresas em crescimento com maior volume de transações.
• Established. 80 USD por mês. O plano Established inclui todas as funcionalidades do Growing, além de suporte multimoeda e ferramentas de acompanhamento de projetos. É indicado para empresas com requisitos contabilísticos mais complexos ou operações internacionais.

O Xero também disponibiliza complementos opcionais. Por exemplo, pode integrar ferramentas de gestão de stock como o Unleashed ou aplicações de controlo de tempo como o Deputy, ou ainda adicionar análises avançadas através de ferramentas de relatórios como o Spotlight Reporting.

O que é o QuickBooks?

O QuickBooks é o software de contabilidade líder e mais amplamente reconhecido, sobretudo dominante no mercado dos EUA. É uma solução de contabilidade que oferece versões para desktop e planos QuickBooks Online, servindo diferentes empresas e setores. Tal como o Xero, o QuickBooks cumpre os GAAP.

A plataforma tudo-em-um do QuickBooks oferece ferramentas de contabilidade concebidas para gerir todos os aspetos das finanças da sua empresa. Isto abrange desde faturação detalhada e processamento salarial até relatórios abrangentes. Quer esteja a acompanhar o seu fluxo de caixa, a gerir stock e inventário ou a preparar a declaração de impostos, o QuickBooks assegura uma gestão financeira rigorosa.

As funcionalidades do QuickBooks incluem:

• Faturação e pagamentos online. Crie faturas personalizáveis, aceite pagamentos online e agende lembretes de pagamento. Isto ajuda na gestão das contas a receber e na manutenção do fluxo de caixa.
• Gestão de despesas e reconciliação bancária. Simplifique o registo financeiro ao ligar contas bancárias e cartões de crédito para importar transações automaticamente. Isto permite um controlo e categorização eficientes das despesas, agilizando a reconciliação bancária ao corresponder as transações importadas com os seus registos.
• Gestão de stock. Os planos QuickBooks Online Plus e Advanced oferecem acompanhamento de stock, incluindo o controlo do custo das mercadorias vendidas (CMV), a gestão de stock e a definição de pontos de reencomenda — ideal para empresas com necessidades de inventário complexas. Disponível apenas nos planos Plus e Advanced.
• Gestão de projetos. As ferramentas de acompanhamento ajudam a monitorizar a rentabilidade dos projetos, a controlar o seu tempo e o dos seus colaboradores e a gerir despesas. Disponível apenas nos planos Plus e Advanced.
• Relatórios avançados. Gere relatórios financeiros, incluindo demonstrações de resultados (P&L), balanços, resumos de antiguidade de contas a receber (A/R) e contas a pagar (A/P), e balancetes.
• Processamento salarial e controlo de tempo. O QuickBooks oferece serviços integrados de processamento salarial (Core, Premium, Elite) para simplificar o pagamento de salários, os impostos sobre a folha de pagamento e a apresentação de declarações fiscais. Para maior precisão, os planos Essentials, Plus e Advanced incluem controlo de tempo integrado. Isto permite monitorizar as horas dos colaboradores para simplificar a faturação e o processamento salarial.
• Captura de recibos. Utilize a aplicação móvel do QuickBooks para fotografar recibos e categorizá-los automaticamente.
• Gestão de impostos sobre vendas. Calcule, acompanhe e apresente automaticamente o imposto sobre vendas, garantindo a conformidade.
• Marketplace de aplicações. O QuickBooks disponibiliza um extenso marketplace de aplicações, com centenas de aplicações de terceiros que se podem ligar diretamente aos seus dados contabilísticos.

Os utilizadores da Shopify podem sincronizar automaticamente os dados da loja com o QuickBooks através de uma aplicação como o QuickBooks Sync.

Sincronize encomendas, reembolsos, inventário, produtos e taxas da Shopify para o QuickBooks, simplificando o relato financeiro e a gestão de stock para os utilizadores do QuickBooks.

Produtos QuickBooks

Os planos QuickBooks Online baseados na cloud servem diferentes tipos de empresas, com cinco planos à escolha:

• Solopreneur. 20 USD por mês. Este plano (que substitui o QuickBooks Self-Employed) é uma opção simplificada para freelancers e solopreneurs. Simplifica os aspetos essenciais da contabilidade, incluindo o controlo de despesas e a estimativa de impostos trimestrais sobre o rendimento.
• Simple Start. 38 USD por mês. Ideal para empresários em nome individual e pequenas empresas, o Simple Start oferece faturação, relatórios e um controlo básico de rendimentos e despesas.
• Essentials. 75 USD por mês. Inclui todas as funcionalidades do Simple Start, além de gestão de contas, controlo de tempo e contabilidade multimoeda.
• Plus. 115 USD por mês. Acrescenta acompanhamento de stock, rentabilidade de projetos e até cinco utilizadores — uma opção sólida para empresas em crescimento.
• Advanced. 275 USD por mês. Concebido para empresas de média dimensão, o plano Advanced permite até 25 utilizadores. Acrescenta relatórios avançados, faturação em lote e automação de fluxos de trabalho — ideal para empresas com requisitos contabilísticos mais exigentes.

O QuickBooks oferece ainda serviços integrados de processamento salarial (Core e Premium) e soluções de processamento de pagamentos com o QuickBooks Payments. Outra integração direta, o QuickBooks Time, ajuda a gerir o tempo dos colaboradores e a faturá-lo aos clientes, se necessário.

Xero vs. QuickBooks: qual é a diferença?

Tanto o Xero como o QuickBooks são softwares de contabilidade de referência, com várias diferenças fundamentais que podem influenciar a sua escolha. Eis uma síntese: