Så väljer du rätt lagerhanteringssystem

Ett lagerhanteringssystem (Inventory Management System, IMS) hjälper detaljhandlare att organisera och hantera sina varor i hela leveranskedjan. Det hjälper dig att hålla koll på produkter, prognostisera efterfrågan och säkerställa att du har tillräckligt med lager för att möta den.

När din verksamhet växer vill du inte hantera beställningar med en oöverskådlig lösning bestående av ett hopplock av kalkylark och appar. Använd i stället något av dessa lagerhanteringssystem, som ofta använder automatisering och AI-drivna funktioner för att samla försäljningsdata och spåra artiklar i hela lagerlivscykeln.

Alla lagerhanteringssystem är inte utformade för samma typ av verksamhet, så det är lika viktigt att förstå de olika systemtyperna och deras funktioner som att jämföra programvaruleverantörer. Den här guiden presenterar sex av de bästa lagerhanteringssystemen och går igenom vilka funktioner du bör tänka på när du utforskar alternativen.

Vad är programvara för lagerhantering?

Programvara för lagerhantering erbjuder ett integrerat system för att spåra och rapportera lagerdata. Dessa verktyg övervakar lagersaldon, beställningar och orderhantering mellan en detaljhandlare, dess kunder och dess leverantörer.

Detaljhandlare kan spåra lager genom metoder som:

• Manuellt lager: Teamet räknar och uppdaterar lagerregister för hand, ofta med hjälp av kalkylark eller pappersbaserade system.
• Periodiskt lager: Lagret räknas och uppdateras enligt bestämda intervall. IMS-programvaran kan sedan beräkna kostnaden för sålda varor (COGS) och värdet på det utgående lagret vid dessa tidpunkter.
• Löpande lager: Lagerhanteringssystemet justerar automatiskt lagersaldon när produkter tas emot, säljs och returneras, i stället för vid bestämda intervall.

Dessa metoder beskriver hur och när lagerregister uppdateras. Lagerhanteringssystem skiljer sig även åt i vilka funktioner och arbetsflöden de stöder.

Typer av lagerhanteringssystem

Detaljhandlare behöver ha produkter i lager när kunderna vill köpa dem. Men med beställning av varor, försäljning, frakt och lagring kan leveranskedjan bli komplicerad att hantera.

Det finns olika typer av lagerhanteringssystem som är utformade för att hjälpa till:

• Kalkylarksbaserade system som ofta kräver manuella uppdateringar. De är känsliga för mänskliga misstag som räknefel eller felklick som påverkar korrektheten i lagerhanteringssystemet. Den här typen av system kan räcka för enklare verksamheter, men blir svårare att underhålla i takt med att lagervolymen, antalet platser eller försäljningskanaler ökar.
• Grundläggande system för lagerspårning som håller koll på lagersaldot. Deras fokus ligger på lagerräkning vilket gör att de ofta saknar avancerade funktioner som prognoser för efterfrågan och generering av inköpsordrar.
• Automatiserade system som uppdaterar lagersaldon i realtid när produkter säljs och returneras. Dessa är ofta molnbaserade och tillgängliga var som helst och har integrationer som kopplar samman lagerdata mellan försäljnings- och orderhanteringssystem.
• ERP-integrerade lagerhanteringssystem hjälper omnikanalhandlare med flera lager, försäljningskanaler eller butiker. Lagerdata från dessa källor samlas i ett enda affärssystem (ERP).

Vilken typ av system som är rätt beror på vilka lagerprocesser, platser och försäljningskanaler en detaljhandlare behöver hantera.

Vad du bör leta efter i programvara för lagerhantering

Här är en kortlista över viktiga funktioner att leta efter när du jämför programvara för lagerhantering för företag:

Lagerövervakning och -kontroll

Lagerhanteringssystem säkerställer att det finns tillräckligt i lager för att möta kundernas beställningar. De gör detta genom funktioner för lagerövervakning och -kontroll som:

• beräkning av säkerhetslager
• aviseringar om lågt lager
• automatiserade inköpsordrar som skickas till grossister innan en produkt tar slut.

Cozykids kombinerar Shopifys inbyggda lagerhanteringssystem med Shopify Flow. Teamet får automatiska aviseringar när lagernivåerna sjunker. Deras marknadsföringsteam använder detta för att justera vilka produkter de marknadsför och för att skicka mejl om att varor finns tillbaka i lager till kunder som har lagt en förhandsbeställning.

"Vanlig lagerhantering kräver mänsklig inblandning, men genom att använda Shopifys kassasystem och sätta upp Flow har vi sparat enormt mycket tid och eliminerat mänskliga fel", säger företagets kreativa chef Panos Voulgaris. "När man hanterar en katalog med 6 000–7 000 produkter är det till otroligt stor hjälp. Flow gör det enkelt."

Samordning av försäljning i flera kanaler

Programvara för lagerhantering i flera kanaler samlar data från varje försäljningskanal. Detta inkluderar direktförsäljning till konsument (DTC), fysiska butiker, marknadsplatser och sociala butiker. Deloitte rapporterade att en tredjedel av cheferna inom detaljhandeln i USA planerar att investera i den här typen av synlighet i realtid.

Synligheten över flera kanaler i Shopifys enhetliga handelsplattform gör att du kan reservera lager för att uppfylla B2B-åtaganden. Om du har 1 500 enheter tillgängliga för försäljning men 1 250 har lovats bort till en B2B-köpare kan du markera dem som reserverade i Shopifys IMS. Endast de återstående 250 enheterna blir då tillgängliga för köp via DTC-kanaler.

Synkronisering mellan flera lager

Lagerverktyg som kan synkronisera flera lagerplatser visar exakt hur mycket du har i lager och var det finns.

Denna synlighet kan även hjälpa detaljhandlare att fatta bättre beslut om orderhantering. Att ha fysiskt lager närmare kunderna minskar avståndet som varje produkt måste färdas. Detta påverkar fraktkostnader och leveranshastighet.

The Inspiration Company använder Shopify för att behandla sina butiker som mini-orderhanteringscenter. De kan spåra vilka produkter som är mest populära i var och en av sina över 50 butiker och använda lageröverföringar för att flytta lager mellan platser. Denna spårning som tar hänsyn till flera platser gör att de proaktivt kan fylla på lagret innan det tar slut.

Omfattande rapportering och analys

Avancerade verktyg för rapportering och analys visar vilka produkter som har högst och lägst försäljningsvolym. Dessa datadrivna insikter kan påverka framtida lagerbeställningar.

Många lagerhanteringssystem använder även AI för att hjälpa detaljhandlare att analysera lagerdata och upptäcka insikter snabbare. Forskning visar att 75 % av detaljhandlarna säger att de är villiga att dela lagerprocesser med eller delegera dem till AI. Sidekick är en AI-assistent inbyggd i Shopify som kan

• skapa anpassade analysfrågor
• analysera data och ta fram lagerinsikter
• erbjuda anpassade råd för att få din butik att växa.

Volymprognoser och prediktiv analys

Ett lagerhanteringssystem kan använda historiska lagerdata för att förutsäga försäljningsvolymer. Detaljhandlare kan använda dessa prediktiva analysfunktioner för att

• identifiera mönster av säsongsspecifik efterfrågan
• optimera ombeställningspunkter
• justera kapaciteten för orderhantering
• optimera personalscheman
• prognostisera optimala kampanjperioder.

Kenny Flowers använder anpassade rapporter i Shopify för att följa hur var och en av deras butiker presterar.

"Den här synligheten hjälper oss att övervaka toppar i butikstrafiken, fastställa optimala bemanningsnivåer och fatta datadrivna beslut om allt från lager till öppettider", säger grundaren Kenny Haisfield. "All denna data finns samlad i Shopify, vilket gör prognostiseringen och planeringen så mycket enklare."

Generering av inköpsordrar

Programvara för lagerhantering låter dig generera och skicka inköpsordrar till leverantörer. Detta kan snabba upp handläggningstiderna genom att systemet automatiskt flaggar när säkerhetslagernivåerna sjunker, identifierar rätt leverantörskontakt och genererar en inköpsorder för din granskning med minimal manuell inblandning.

Ekonomisk rapportering och integration med bokföring

Ekonomiteam använder lagervärderingar för att beräkna skatter och upprätta finansiella rapporter. Välj ett IMS som integreras med dina ekonomiverktyg för att tillämpa samma kostnadsberäkningsmetod på båda plattformarna, oavsett om det är

• Först in, först ut (FIFO, First In First Out)
• Sist in, först ut (LIFO, Last In First Out)
• viktade genomsnitt.

Programvara för lagerhantering kan även ge insyn i realtid för ekonomiska nyckeltal (KPI:er) som kostnad för sålda varor (COGS), lageromsättning och lagringsdagar (DSI). När dessa mätvärden kommer direkt från ditt lagerhanteringssystem i stället för ett manuellt avstämt kalkylark finns det en och samma källa till sanning för både ekonomiska och driftsmässiga processer.

De sex bästa programvarusystemen för lagerhantering

Din programvara för lagerhantering bör upprätthålla dina lagernivåer och göra det enklare för dig att skicka produkter till kunder. Den bör också kunna integreras med andra system för detaljhandeln, oavsett om det är din Shopify-butiksadministration eller ditt föredragna bokföringsprogram.

Här är en kortlista över verktyg för lagerhantering att överväga, med funktioner och kundrecensioner som hjälper dig att bestämma dig:

1. Shopify

Shopifys inbyggda lagerhanteringssystem hjälper detaljhandlare att spåra lagerrörelser, uppdatera lager och hantera lageröverföringar mellan flera platser i realtid.

Systemet integreras med i befintliga teknikstack, inklusive affärssystem (ERP), tredjepartsleverantörer av logistik (3PL) och lagersystem för centraliserad lagerstyrning och operativ konsekvens. Det synkroniserar lagerdata över alla försäljningskanaler för att ge korrekt lagersynlighet och kontroll.

De viktigaste funktionerna i Shopifys lagerhantering inkluderar:

• Enhetlig lagerhantering över alla kanaler: Hantera lagernivåer och tillgänglighet för webbutiker, fysiska platser och marknadsplatser från en enda plattform.
• API:er för överföringar och lagerjusteringar: Behåll Shopify som den enda sanningskällan samtidigt som du synkroniserar lagernivåer och rörelser med externa system.
• UI-tillägg för kassasystem (POS): Skräddarsy lagerarbetsflöden i butik för att möta dina operativa krav.
• Sidekick: Använd den AI-drivna assistenten för att ta fram lagerinsikter, skapa anpassade rapporter och automatisera rutinuppgifter.
• Shopify Flow: Utforma och driftsätt automatiseringar för att minska manuellt arbete och förenkla lagerprocesser.
• Anpassade lagerrapporter: Få tillgång till detaljerade, historiska lagerdata för att övervaka trender och generera prestandainsikter.
• Avancerad logik för allokering och orderhantering: Konfigurera regler för att reservera lager och anpassa strategier för orderhantering för varje försäljningskanal.

Prissättning: Funktioner för lagerhantering ingår i alla Shopify-abonnemang.

2. ShipHero

ShipHero är ett IMS för flera kanaler som kombinerar funktioner för lager- och lagerlokalshantering. Det stöder orderallokering mellan flera lager, kitting samt spårning av parti- och utgångsdatumskoder.

De viktigaste funktionerna inkluderar:

• integration med Shopify
• mobil plockning
• inbyggd returhantering
• jämförelse av fraktbolagens priser i realtid
• streckkodsigenkänning
• flerkanalshantering och lagerlokalsdirigering.

Prissättning: Kontakta ShipHero för att få prisinformation för de olika abonnemangen.

3. Thrive by Shopventory

Thrive by Shopventory är ett centraliserat, molnbaserat IMS som låter dig hantera och synkronisera flera butiker och platser. Data uppdateras i realtid och ditt lager kan integreras med kassasystem och e-handelssystem.

Thrive by Shopventory innehåller rapporteringsverktyg som hjälper dig att förstå vad som händer med ditt lager i hela leveranskedjan. Du kan till exempel se hur många varor du har på hyllorna, hur årets Black Friday står sig mot förra, eller hur lönsamt ett visst produktsortiment är.

De viktigaste funktionerna inkluderar:

• integration med Shopify (inklusive kassasystem)
• rapportering i realtid per plats och kanal
• integration med streckkodsläsare
• AI-stöd för import av inköpsordrar och fakturor
• efterfrågansprognoser.

Prissättning: Abonnemangen varierar beroende på användare, platser, integrationer och månatlig transaktionsvolym. Grundabonnemang för upp till 1 500 transaktioner per månad börjar på 59 USD (cirka 600 kronor) per månad. Företag med över 10 000 transaktioner per månad behöver ett högre abonnemang som börjar på 279 USD (cirka 2 800 kronor) per månad.

4. Katana

Katana är ett IMS utformat för att hantera tillverkningsprocessen tillsammans med orderhantering. Det innebär att du kan använda det för att hantera råvaror genom produktion till slutprodukt och sedan hela vägen till orderhantering.

Katanas programvara har också golvnära funktioner som uppgiftsplanering och informationshantering. Du kan använda systemet för att beräkna kostnadsuppskattningar och planerade färdigställandetider för fullständig lagersynlighet.

Utmärkande funktioner inkluderar:

• Shopify-integration tillgänglig
• instrumentpaneler för visuell produktionsplanering
• realtidsdata för lagerhantering
• app för hantering av operatörer på fabriksgolvet
• verktyg för lagerprognoser.

Prissättning: Gratisabonnemanget är begränsat till 30 SKU:er över tre platser. Betalabonnemang med obegränsade SKU:er, användare och integrationer finns och prisuppgifter fås på förfrågan.

5. Cin7 Core

Cin7 Core kombinerar flera instrumentpaneler för att täcka olika delar av din verksamhet, från lager och tillverkning till försäljningsintegration och rapportering. Det kan spåra kundordrar från offert till orderhantering för att ge en tydlig bild av vad som händer i alla dina försäljningskanaler.

Utmärkande funktioner inkluderar:

• Shopify-integration tillgänglig
• detaljerad försäljnings- och lagerspårning
• varumärkesportal för spårning av kundordrar
• integrationer med över 700 plattformar
• anpassningsbara rapporter för försäljnings-, inköps- och lagerdata.

Prissättning: Standardabonnemang börjar på 349 USD (cirka 3 500 kronor) per månad. Abonnemang med fler användare, integrationer, kassaenheter eller portaler finns till högre priser.

6. NetSuite Inventory Management

NetSuite Inventory Management är en del av Oracles affärssystempaket. Det är ett flerkanaligt system som visar en överblick i realtid över ditt lager på flera platser: butiker, pop up-butiker, 3PL och lager.

Du kan spåra aktiviteter genom varje del av en beställning på detaljnivå för att se var ineffektivitet kan uppstå. Du kan också få insyn i helhetsbilden och spåra lager baserat på planering av kundefterfrågan och försäljningsprognoser.

Utmärkande funktioner inkluderar:

• Shopify-integration via appen NetSuite ERP Connector
• lagersynlighet i realtid över lager, butiker och 3PL
• verktyg för lagerpåfyllning
• Smart Count för lagerinventeringar
• detaljerad lagerspårning med partinummer och serialiserat lager.

Prissättning: Funktioner för lagerhantering ingår i NetSuite-plattformens licens. Individuella prisofferter erbjuds och kan inkludera en årslicens och en implementeringsavgift.

Så hittar du den bästa programvaran för lagerhantering

Här är några tips för att hitta rätt lagerprogramvara för din verksamhet.

Då bör du uppgradera ditt lagersystem

Det lagerhanteringssystem du började med när du startade din verksamhet kommer troligen inte att vara samma system som tar dig genom tillväxtfasen.

Du kanske till exempel inte behöver samma funktioner för lagerkontroll och ett orderhanteringscenter för en enda kanal som du skulle behöva för flera kanaler, lager eller butiker. När din verksamhet expanderar kan du behöva ett IMS som håller lagret synkroniserat mellan dem.

Gör regelbundna lagerrevisioner och håll utkik efter varningssignaler som indikerar att det är värt att uppgradera ditt lagersystem:

• minskad noggrannhet orsakad av frånkopplade system
• tidskrävande manuella processer
• svårigheter att hantera lager över kanaler eller lager.

Keen började använda Shopify efter att deras tidigare lösning hade skapat friktion för kunderna.

"Vi kunde inte söka efter lager mellan platser eller lägga beställningar på slutsålda varor för att skicka direkt till kunder", säger Sam Bukingham, chef för digitala produkter. "Byten krävde en full återbetalning följt av en separat beställning, vilket gjorde att kunderna fick vänta i upp till fem dagar på sin återbetalning."

Starlight Knitting Society upplevde ett liknande problem. Sedan de migrerade till Shopify har de minskat tiden för lagerhantering med två dagar och eliminerat dagliga avstämningsuppgifter som orsakades av deras tidigare system.

Fastställ behov och funktioner

Börja med att identifiera vilka krav du har på ett IMS-system. Konkretisera hur många försäljningskanaler, lagerplatser och arbetsflöden för orderhantering systemet behöver ha stöd för.

När du har skissat upp dina behov ska du matcha dem med IMS-funktioner som

• realtidsspårning
• stöd för flera kanaler
• efterfrågansprognoser
• integration med kassasystem i butik
• generering av inköpsordrar
• ekonomisk rapportering
• spårning av utgångsdatum eller parti.

Shopify-handlaren Jen Greenlees, ägare till barnklädesbutiken Sydney So Sweet, hittade sitt IMS genom att leta efter en specifik funktion: iPad-kompatibilitet.

"Det viktigaste var att plockning och frakt kunde skötas från iPads, och att plockskärmen inkluderade katalogbilden på varan som skulle skickas", säger Jen. "Den här funktionen minskar vår felfrekvens för beställningar till nära noll."

Fastställ din budget

Räkna in alla potentiella kostnader när du utvärderar kostnaden för ett IMS. Beräkningar av programvarans totala ägandekostnad (TCO) tar hänsyn till följande avgifter:

• installation
• uppstartskostnader
• personalutbildning
• migrering från andra system
• hårdvara för lager och butiker
• integrationer
• löpande abonnemangskostnader.

Fundera över hur dessa kostnader står sig mot det värde ett lagerhanteringssystem kan ge, som att minska det manuella arbetet, förhindra att lagret tar slut och förbättra lagernoggrannheten. Kostnaderna för lagerhantering kan också variera beroende på om du använder inbyggd eller tredjepartsprogramvara.

Shopify har till exempel inbyggda funktioner för lagerhantering utan att extra abonnemang krävs. Plattformen har den bästa TCO:n inom e-handel, med upp till 36 % bättre TCO än konkurrenterna.

Leta efter integrationer

Ditt nya system bör komplettera eller ersätta din befintliga teknikstack och gå att anpassa till dina förutsättningar. Kontrollera integrationsmöjligheterna med din e-handelsplattform och alla andra verktyg du använder, som

• kassasystem (POS)
• affärssystem (ERP)
• bokföringsprogram
• lagerlokalssystem
• tredjepartsleverantörer av logistik (3PL).

Gesswein upptäckte att deras tidigare e-handelsplattform saknade en tillförlitlig ERP-koppling. Personalen ägnade sin tid åt att manuellt rätta till otillförlitliga produktdata och osynkroniserade lagerdata.

Gesswein migrerade till Shopify och kopplade sitt Acumatica-affärssystem via programmet Global ERP. Lager-, order- och kunddata synkroniseras nu i realtid, vilket minskar det manuella arbetet som tidigare krävdes för att hålla systemen synkroniserade.

Glöm inte användbarheten

Ett system med avancerade funktioner är utmärkt, men inte om det är för komplext för ditt team. Välj en lösning som är användarvänlig och förenklar verksamheten. Ta hänsyn till kostnaden och tiden som krävs för att utbilda dig själv och dina anställda, samt hur enkelt teamen kan slutföra vardagliga lageruppgifter.

Varumärken som använder Shopify drar nytta av ett inbyggt IMS som redan samlar lagerdata över varje försäljningskanal. Personalen behöver bara lära sig en enda plattform. Tomlinson's minskade utbildningstiden för nyanställda på kassasystemsdrift med nästan en tredjedel som ett resultat.

Fördelar med att använda ett lagerhanteringssystem

Det finns flera fördelar med att använda ett lagerhanteringssystem. Här går vi igenom några av dem.

Färre missade försäljningar

I stället för att gissa dig till dina lagernivåer visar ett IMS exakt hur mycket lager du har tillgängligt för försäljning i realtid. Kombinera denna synlighet med efterfrågeprognoser för att minska risken för att lagret tar slut, något som tillsammans kostar detaljhandlare uppskattningsvis 1,73 biljoner USD varje år (cirka 17 biljoner kronor).

Enhetliga data i ett lagerhanteringssystem gör det också möjligt att fånga upp försäljningar som annars kanske skulle gå förlorade om en produkt är slutsåld i en kanal men finns tillgänglig någon annanstans. Orlebar Brown använder Shopify för att hantera dessa beställningar mellan platser.

"Om en vara inte fysiskt finns i butiken kan vi enkelt hantera den från Shopifys kassasystem på en iPad, ta emot betalning och skicka den till kundens hotell nästa dag", säger teknikchef Jamie De Cesare. "Det är snabbare, bättre och erbjuder mer värde än någonsin tidigare."

Denna koppling mellan lagersynlighet och affärsresultat sträcker sig bortom enskilda beställningar. Ett ledande oberoende analysföretag fann att Shopifys kassasystems enhetliga plattform ger en ytterligare ökning av bruttoförsäljningsvärdet (GMV) på i genomsnitt 5 % genom integrerad lagerhantering, förbättrad produktivitet på huvudkontoret och ökad marknadsföringseffektivitet.

Minskade förluster

Detaljhandlare förlorar 90 miljarder USD (cirka 892,5 miljarder kronor) till lagersvinn varje år. Utan korrekta spårningssystem är det lätt att lager förblir oredovisade. Skadat lager kanske till exempel inte registreras korrekt, eller så kan lager komma bort i stora lagerlokaler.

Kombinera automatiserad programvara för lagerhantering med RFID-taggar som automatiskt uppdaterar ditt IMS när en produkt passerar varje steg i lagercykeln. Zebras rapport från 2025 visade att 87 % av ledarna inom detaljhandeln anser att automatiserings- och AI-funktioner som dessa är avgörande delar av deras strategier för förlustförebyggande.

Optimera lagerkostnader

Korrekta rapporter från programvara för lagerkontroll visar vilka produkter som har högst och lägst försäljningsvolym. Genom att beställa färre SKU:er med låg försäljningsvolym kan detaljhandlare frigöra mer lagerutrymme för att lagra varor som ger mer intäkter.

Hantera tredjepartslogistikpartner

Fluktuationer i efterfrågan, säsongsvariationer, logistik i leveranskedjan och en produkts naturliga livscykel kan få lagerhantering att kännas som ett rörligt mål. När du samarbetar med ett tredjepartslogistikföretag kan dessa fluktuationer göra det svårt att kommunicera lagerbehov under försäljningsrusningar.

Med ett centraliserat system kan detaljhandlare och 3PL-partners få tillgång till samma information, vilket håller kommunikationen tydlig och organiserad.