OneTrust Nedir? Temel Özellikleri, Avantajları ve Dezavantajları

Gizlilik kuralları, özellikle hassas verilerin işlenmesi söz konusu olduğunda bir şirketin tüm faaliyetlerini etkiler. Gizlilik kuralları, pazarlama e-postalarından çalışan bilgilerine, yapay zekâ kullanımına ve hatta tedarikçi risklerine kadar her şeyi kapsar. Merkezi bir veri toplama sisteminiz yoksa, kendinizi elektronik tablolara, dağınık e-postalara ve birbiriyle entegre olmayan araçlara bağımlı hale getirebilirsiniz. Hataların büyük para cezalarına veya müşterileri uzaklaştırabilecek gizlilik ihlallerine yol açabildiği bir ortamda, bu tür dağınık bir sistem ciddi riskler taşır.

Yaygın olarak kullanılan gizlilik yönetimi yazılımlarından biri OneTrust'tır. OneTrust platformu, gizlilik, risk ve veri yönetim süreçlerini basitleştirerek hepsini tek bir yerde toplar. Böylece gizlilik ve güvenlik, sonradan ele alınan bir unsur değil, günlük iş süreçlerinizin ayrılmaz bir parçası haline gelir. OneTrust hakkında daha fazla bilgi edinerek işletmenizin ihtiyaçlarına uygun olup olmadığını değerlendirebilirsiniz.

OneTrust nedir?

• Gizlilik ve veri yönetimi
• Kurumsal yönetim, risk yönetimi ve mevzuata uyumluluk (GRC) ile güvenlik denetimi
• Etik ve mevzuata uyumluluk
• Çevresel, sosyal ve kurumsal yönetim (ESG) ve sürdürülebilirlik

2016 yılında CEO Kabir Barday tarafından kurulan ve merkezi Atlanta'da bulunan OneTrust, veri koruma, yönetim ve mevzuata uyumluluk alanlarında önde gelen platformlardan birini sunan küresel bir yazılım şirketidir. OneTrust'ın araçları, veri işleme süreçlerini GDPR, CCPA, HIPAA ve AB Yapay Zekâ Yasası gibi farklı ülkelerde ve bölgelerde geçerli düzenlemelere uygun hale getirmeye yardımcı olur. Böylece işletmeler, yasal gereklilikleri yerine getirirken paydaşlarıyla güven ilişkisi kurabilir.

OneTrust, veri yönetimi ve mevzuata uyumluluk süreçlerini tek bir platformda bir araya getirir. Platform, farklı ihtiyaçlara yönelik dört ayrı bulut tabanlı çözümden oluşur. İşletmeler, bu çözümler arasından ihtiyaçlarına uygun olanları seçebilir:

Gizlilik ve veri yönetimi

Bu bulut tabanlı çözüm, birçok işletme için ortak bir başlangıç noktası olan kullanıcı onayı ve tercih yönetimine odaklanır. Kullanıcıların e-postalara veya dijital takibe onay vermesini ya da bunlardan çıkmasını sağlar. Ayrıca çerez onayı bildirimlerini, kullanıcı tercihlerine uyulduğunu gösteren kayıtları ve kişisel verilerin paylaşılması veya silinmesi gibi talepleri yönetir. Bu süreçler tamamlandıktan sonra işletmeler, OneTrust'ın birbiriyle entegre çalışan araçları sayesinde veri yönetimi, güvenlik veya ESG raporlaması gibi diğer alanlara daha kolay geçiş yapabilir.

Kurumsal yönetim, risk yönetimi ve mevzuata uyumluluk (GRC) ile güvenlik denetimi

Bu bulut tabanlı çözüm, kurumsal yönetim, risk yönetimi ve mevzuata uyumluluk (GRC) süreçlerine odaklanır. Güvenlik değerlendirmelerini takip etmeye, risk kayıtlarını tutmaya ve denetim belgelerini düzenlemeye yardımcı olur. Tüm bu işlemleri tek bir merkezi sistem üzerinden yönetebilirsiniz.

Etik ve mevzuata uyumluluk

Bu bulut tabanlı çözüm, veri yönetiminden çok çalışanlarla ilgili süreçlere odaklanır. Çalışanların etik uygulamalar konusunda eğitimini destekler ve uygunsuz davranışların bildirilmesi veya kurum içindeki endişelerin dile getirilmesi için güvenli iletişim kanalları sunar.

Çevresel, sosyal ve kurumsal yönetim (ESG) ve sürdürülebilirlik

Bu son bulut tabanlı çözüm, çevresel ve sosyal etkilerin izlenmesine odaklanır. Karbon emisyonu gibi göstergeleri takip etmek ve paydaşlar, yatırımcılar veya düzenleyiciler için raporlar oluşturmak amacıyla kullanabilirsiniz.

OneTrust; halihazırda kullanıyor olabileceğiniz diğer iş araçlarına (Salesforce Sales Cloud, HubSpot gibi) hazır entegrasyonlar ve uygulama programlama arayüzleri (API'ler) aracılığıyla doğrudan bağlanır. Böylece kullanıcı onayları ve tercihleriyle ilgili veriler sistemleriniz arasında otomatik olarak aktarılır. Bir kullanıcı “Abonelikten Çık” seçeneğine tıkladığında, değişiklik kaydedilir, e-posta listeleri, sadakat programları veya çağrı merkezi sistemleri gibi ilgili tüm kanallara yansıtılır. Böylece tüm kanallarda kullanıcı tercihlerine tutarlı biçimde uyulması sağlanır.

Öne çıkan OneTrust özellikleri

• Kullanıcı onayları ve tercihleri
• Üçüncü taraf yönetimi
• Yapay zekâ yönetimi
• Gizlilik süreçlerinin otomasyonu
• Teknoloji riskleri ve mevzuata uyumluluk
• Veri kullanımının yönetimi

Öncelikli ihtiyaçlarınızı karşılayan özelliklerle (kullanıcı onayları veya tedarikçi takibi gibi) başlayabilir, operasyonlarınız büyüdükçe veya mevzuat değiştikçe diğer özelliklerden yararlanabilirsiniz. Gizlilik, güvenlik veya yapay zekâ yönetimi ihtiyaçlarınız değiştikçe göz önünde bulundurmanız gereken OneTrust özellikleri şunlardır:

Kullanıcı onayları ve tercihleri

Bir çevrimiçi mağaza işlettiğinizde, müşterilerinizin tercihlerini (promosyon e-postaları veya kargo güncellemelerini SMS ile almak isteyip istemedikleri gibi) takip etmeniz gerekir. OneTrust'ın kullanıcı onayı yönetimi araçları, kullanımı kolay tercih panelleri oluşturup müşterilere sunarak bu süreci yönetmeye yardımcı olur. Müşteriler burada e-posta, kısa mesaj veya diğer mesajları alıp almayacaklarını seçebilir ve tercihlerini güncelleyebilir.

Platform, her tercihin kaydını tutar, merkezi olarak saklar ve entegre çalışan diğer sistemlerinizle senkronize eder. Böylece kullanıcı onayı toplamak için manuel olarak açılır pencereler, formlar veya arka planda çalışan özel yazılımlar oluşturmanız gerekmez.

Örneğin bir butik giyim mağazası, müşterilerinden, stil ipuçları, sezonluk indirim bildirimleri ve yerel etkinlik davetleri gibi almak istedikleri promosyon içerikleri için ilgili onay kutularını işaretlemelerini isteyebilir. OneTrust her seçimi kaydeder, böylece mesajlar yalnızca bunu talep edenlere gider.

Bir reklam yayınladığınızda, OneTrust kullanıcı onaylarına ilişkin verileri doğrudan reklam platformlarına aktarır, böylece kampanyalar her ziyaretçinin tercihine göre düzenlenir. Bir ziyaretçi reklam amaçlı veri takibine izin vermezse kişiselleştirilmiş reklamlar engellenir. İzin verirse tercihlerine uygun kişiselleştirilmiş reklamlar gösterilir.

Üçüncü taraf yönetimi

Küçük işletme sahipleri genellikle ödeme işlemcileri, pazarlama platformları ve kargo hizmetleri gibi çok sayıda tedarikçiyle çalışır: Bunların her biri müşteri verilerini işler. Veri keşfi özelliği bu noktada devreye girer: OneTrust, müşteri bilgilerinin nerede saklandığını belirlemek için entegre çalışan sistemleri otomatik olarak tarayabilir ve tek bir veri envanteri oluşturabilir. Böylece taleplere ve uyumluluk kontrollerine hızlıca yanıt verebilirsiniz.

OneTrust, ortaklarınızın müşteri verilerine ilişkin gizlilik ve güvenlik uygulamalarının kayıtlarını tutar ve bir sorun olduğunda sizi uyararak durum yönetimine yardımcı olur. Örneğin el yapımı bir takı mağazası işletiyorsanız ve e-posta pazarlama sağlayıcınızın GDPR gerekliliklerini karşıladığından emin olmak istiyorsanız OneTrust, ilgili uyumluluk sertifikalarını takip eder ve olası eksiklikleri belirlemenize yardımcı olur. Benzer şekilde, ülke geneline kargo yapan bir kahve kavurma işletmeniz varsa, OneTrust sipariş karşılama iş ortaklarınızın adres ve ödeme bilgilerini korumak için kullandığı şifreleme yöntemlerini kayıt altına alarak hassas verilerin korunmasına yardımcı olur.

Yapay zekâ yönetimi

Yapay zekâ, e-ticaretten hizmet sektörüne kadar pek çok alanda kullanılıyor ve veri gizliliği yönetimini de etkiler. OneTrust'ın yapay zekâ yönetim özellikleri, yapay zekâ araçlarının verilerinizi nasıl kullandığını izler ve AB Yapay Zekâ Yasası gibi düzenlemelerle uyumluluğu değerlendirerek riskleri azaltmaya yardımcı olur.

Diyelim ki bir ev dekorasyon mağazanız var ve reklam metni yazmak için yapay zekâyı kullanıyorsunuz. OneTrust ile yapay zekâ aracınızın kullanmasına izin verdiğiniz kaynakları (ürün açıklamaları ve onaylı görseller gibi) kayıt altına alabilirsiniz. Böylece telif hakkı veya uyumlulukla ilgili sorular gündeme gelirse, belgeleriniz hazır olur.

Başka bir örnek, yapay zekâ destekli randevu yönetimi yazılımı kullanan bir fitness stüdyosudur. Bu yazılım randevuları yönetirken müşterilerin sağlık bilgileri yapay zekâ modeline aktarılmaz. OneTrust, yapay zekâ aracının hangi verilere erişemediğini belgeleyebilir. Böylece HIPAA gibi sağlık verilerinin gizliliğini düzenleyen yasalara uyumluluğun gösterilmesine yardımcı olur ve verilerin yanlışlıkla uygunsuz şekilde kullanılması riskini azaltır.

Kendi yapay zekâ aracınızı geliştiriyorsanız (bu mağaza SSS'lerini yanıtlayan bir chatbot olabilir), OneTrust; aracın hangi veri kümesiyle eğitildiğini, hangi izinlere sahip olduğunuzu ve lansmandan önce yapılan risk kontrollerini takip edebilir. Yani düzenleyiciler veya müşteriler yapay zekâ chatbot'unuzun nasıl geliştirildiğini ve neler bildiğini sorarsa, elinizde açık ve denetlenebilir kayıtlar bulunur.

Gizlilik süreçlerinin otomasyonu

Müşteri taleplerini takip etmek, elektronik tabloları güncellemek ve her tedarikçinin mevzuata uyumluluk kayıtlarını tek tek kontrol etmek, veri gizliliğini manuel olarak yönetirken oldukça zaman alır. Kapsamlı bir risk değerlendirmesi, bu süreçlerin daha verimli yürütülmesine yardımcı olabilir. OneTrust, veri silme taleplerinin işlenmesi, hassas verilerin işaretlenmesi ve veri saklama kurallarının uygulanması gibi işlemleri otomatikleştirerek işletmenizi yönetmeye odaklanmanızı sağlar.

OneTrust, yerel bir yemek okulunun aldığı kişisel verilere erişim taleplerini otomatik olarak işleyebilir ve çalışanların diğer işlerini aksatmadan öğrencilere kendileri hakkında saklanan bilgileri iletebilir. Bir çevrimiçi butik, veri ihlali riskini azaltmak için ödeme bilgilerini 30 gün sonra otomatik olarak silinecek şekilde ayarlayabilir.

Hızla büyüyen mağazalar, gizlilik süreçlerini otomatikleştirerek yoğun satış dönemlerinde bile müşterilerin kişisel verilerinin silinmesine yönelik taleplerini daha hızlı karşılayabilir.

Teknoloji riskleri ve mevzuata uyumluluk

GRC ve Güvenlik Denetimi Bulutu, güvenlik ve risk yönetimine odaklanır. Politika yönetimini, risk değerlendirmelerini ve denetim hazırlığını tek bir yerde toplar. Küçük ekiplere birden fazla elektronik tablo veya uygulama arasında gidip gelmek yerine tek bir kontrol paneli sunar.

Bir perakende işletmesi, dağınık dosyalara güvenmek yerine, büyük bir indirim kampanyası başlatmadan önce ödeme işlemcisinin Ödeme Kartı Endüstrisi Veri Güvenliği Standardı'na (PCI DSS) uyduğunu belgelemek için bunu kullanabilir.

Yeni bir stok uygulamasını test eden bir e-ticaret mağazası sahibi, aynı kontrol paneli üzerinden veri gizliliğine ilişkin risk kontrolleri yürütebilir. Sonuçları kaydedebilir ve uygulama devreye girmeden önce herhangi bir sorunu işaretleyebilir. Her iki durumda da OneTrust; kanıt toplamak, düzeltmeleri takip etmek ve tek bir yerde denetlenebilir bir kayıt tutmak için gerekli araçları sunar.

Bu kontroller güvenlik açığı tarayıcılarından, tedarikçi kayıtlarından ve destek talebi yönetim sistemlerinden veri alabildiğinden, uygulama açıklarını, tedarikçi sorunlarını ve mevzuata uyumluluğu aynı anda görebilirsiniz. Böylece düzeltmelere öncelik vermek daha kolay hale gelir.

Veri kullanımının yönetimi

Veri yönetimi; müşteri bilgilerinizin nerede bulunduğunu, kimin erişebildiğini ve ne için kullanıldığını bilmenizi sağlar. Böylece mevzuata uyumluluk sürecini daha kolay izleyebilirsiniz. OneTrust bunun büyük kısmını otomatikleştirir, verileri etiketler, kullanıcı onaylarını yönetir ve kuralları otomatik olarak uygular.

Bir evcil hayvan malzemeleri işletmesi, pazarlama ekibinin sadakat programları için satın alma geçmişlerini görmesine izin verebilir, ancak verilerin dışa aktarılmasını engelleyebilir. Bir düğün fotoğrafçısı, editörlere fotoğraf erişimi verebilir, müşterilere ilişkin özel notlara ise erişimi kısıtlayabilir.

Yapay zekâ kullanıyorsanız, belirli veri kümelerini eğitim için güvenli olarak işaretleyebilir, diğerlerinin kullanımını ise yasaklayabilirsiniz. Böylece verilerin sorumlu biçimde kullanılmasını sağlayabilir ve mevzuata uyumluluk sorunlarının önüne geçebilirsiniz.

OneTrust kullanmanın artıları ve eksileri

OneTrust; gizlilik araçlarını, risk kayıtlarını, yapay zekâ gözetimini ve kullanıcı onay takibini birleştirerek tüm veri kaynaklarınızı yönetmeye yardımcı olur. Ayrıca halihazırda kullandığınız uygulamalar ve sistemlerle entegre çalışabilir. Örneğin, bir müşterinin e-posta tercihinde yaptığınız değişiklik, e-posta listenize, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sisteminize ve reklam hedefleme ayarlarınıza otomatik olarak yansıtılabilir. Böylece her sistemi ayrı ayrı güncellemeniz gerekmez.

Ancak her işletmenin tüm araç setine ihtiyacı yoktur. OneTrust fiyatlandırması şirket büyüklüğüne ve özellik setine göre değişir ve genellikle bir abonelik gerektirir. Yalnızca birkaç işlev kullanıyorsanız, bu maliyete değip değmeyeceğini düşünmek önemlidir. Tek amacınız müşterilerin tercihlerini ayarlamasına izin vermekse, özelliklerin geri kalanına ihtiyacınız olmayabilir. Ayrıca platformun tüm özelliklerinden yararlanmayı düşünmüyorsanız, sizin ve ekibinizin platformu öğrenmek için ayırması gereken zamanı da hesaba katmalısınız.