İşletmeler İçin En İyi 8 Proje Yönetimi Aracı

Amerika’nın en yoğun havalimanı olan Atlanta’daki Hartsfield-Jackson Uluslararası Havalimanı, %87’lik dakiklik oranıyla dakikada yaklaşık iki uçuş yönetiyor. Bu başarının her gün gerçekleşmesini sağlayan şey, yaklaşık 58 hava trafik kontrolörü ve özel olarak geliştirilmiş ATC yazılım sistemleridir.

Şirketinizin proje yöneticilerini, kuruluşunuzun hava trafik kontrolörleri olarak düşünün. Proje yöneticileri işlerin birikmesini önleyerek, kaynak kullanımını optimize ederek ve işbirliğini destekleyerek verimliliği en üst düzeye çıkarır. Tıpkı hava trafiği kontrolörleri gibi, her projenin doğru zamanda başlayıp tamamlanmasını sağlar.

Ancak hava trafik kontrolörlerinin işleri sorunsuz yürütmek için bolca teknolojik desteği var. Aynı şekilde proje yöneticilerinizin de benzer teknolojik desteğe ihtiyacı var. Doğru araçlar proje yöneticilerinizin kapasitesini arttırabilir ve değerli performans içgörüleri sunabilir. Gelin proje yönetimi yazılımının ne olduğunu, hangi yazılımın kuruluşunuza uygun olduğunu nasıl anlayacağınızı ve işletme sahipleri için en iyi sekiz proje yönetimi yazılımını ele alalım.

Proje yönetim araçları nedir?

Proje yönetim araçları, işletmelerin projeleri verimli biçimde planlamasına, yürütmesine ve tamamlamasına yardımcı olan yazılımlardır. Ekip iş yükünü yönetme, kaynakları tahsis etme ve projelerin durumunu takip etme süreçlerini kolaylaştırarak proje yöneticilerinin aynı anda birden fazla projeyi etkili biçimde yönetmesini sağlar.

Proje yönetimi araçlarının temel özellikleri

• Proje planlama
• İlerleme takibi
• Raporlama
• Erişim seçenekleri
• Planlar ve fiyatlandırma
• Ekip işbirliği araçları
• Kaynak yönetim araçları
• Metodolojiler
• Otomasyonlar
• Entegrasyonlar
• Kullanılabilirlik
• Depolama

Şirketiniz için doğru proje yönetim aracı, bütçenize, ekip büyüklüğüne ve belirli ihtiyaçlara bağlıdır. İşletmenize en uygun aracı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken temel özellikler şunlardır:

Proje planlama

Proje planlama, proje yönetim sürecinin belki de en temel unsurudur. Proje yöneticilerinizin bir proje takvimi oluşturması, her görevi kimin tamamlayacağına karar vermesi, her aşama için gereken süreyi tahmin etmesi, önemli aşamaları ve görevleri takvime yerleştirmesi gerekir. Üstelik tüm bunları her yeni proje için tekrarlaması gerekir.

Ekibinizin verimli çalışabilmesi için doğru proje planlama araçlarına sahip olması büyük önem taşır. İş akışları ve proje şablonlarından takvim görünümlerine, alt görevlere, görev bağımlılıklarına ve görselleştirme araçlarına kadar pek çok özellik, proje yöneticilerinin planlama sürecini kolaylaştırır. Böylece proje yöneticileri, tüm ekibin işlerini daha verimli yürütmesine yardımcı olabilir.

İlerleme takibi

Bildirimler, kontrol panelleri ve durum raporları gibi proje takip araçları, işletmelerin projelerinin ilerleyişini izlemesine, engelleri fark etmesine ve iş akışındaki tıkanıklıkları önlemesine yardımcı olur. Proje yöneticileri bu araçları planlandığı gibi gitmeyen projeleri belirlemek ve gecikmeleri önlemek amacıyla da kullanabilir. İlerleme takibi olmadan elinizde yalnızca bir plan kalır. Bu araçlar sayesinde ise projelerinizin planlandığı gibi ilerlemesini sağlayabilirsiniz.

Raporlama

Raporlama araçları, işletme sahiplerinin gelecek projeleri planlamasına ve devam eden çalışmaların gidişatını değerlendirmesine yardımcı olabilir. Proje yöneticileri bu araçları proje performansını analiz etmek, iyileştirme alanlarını belirlemek ve işletme genelinde planlama ile öngörü becerilerini geliştirmek için de kullanabilir. Yaygın rapor türleri arasında ekip üyelerinin uygunluk durumunu, proje ilerleyişini ve harcanan zamanı gösteren raporlar yer alır.

Erişim seçenekleri

Günümüzde yazılımların büyük bir kısmı bulut tabanlı sistemlere geçiyor veya hâlihazırda bu sistemler üzerinden hizmet veriyor. Proje yönetim araçları da bulut teknolojilerinden yararlanarak kullanıcıların istedikleri yerden, istedikleri zaman erişim sağlamasına olanak tanıyor. Böylece ekip üyeleri, internete bağlı herhangi bir cihazdan oturum açabilir.

Bazı şirketler mobil ya da masaüstü proje yönetimi uygulamaları da sunar. Esnek erişim seçenekleri, özellikle çalışanlarınız esnek saatlerde çalışıyorsa ya da iş günü boyunca seyahat ediyorsa çok işe yarar. Giderek daha fazla işletme hibrit veya uzaktan çalışmaya geçtikçe, proje yönetimi araçlarına kolay erişim daha da kritik önem taşır hale geliyor.

Planlar ve fiyatlandırma

Şirketiniz için neyin işe yaradığını görmek amacıyla yazılım planlarını, maliyetleri ve fiyatlandırma modellerini değerlendirin. Çoğu araç kullanıcı başına ücret alır; yani işletmenizi büyüttükçe maliyetler de artacaktır. Bütçeniz kısıtlıysa ücretsiz denemeler (hatta ücretsiz sürümler) sunan araçlara bakabilirsiniz. Bazıları işletme sahiplerinin gelişmiş özellikleri ayrı ayrı satın almasına ya da daha sonra ücretli sürümlere geçmesine imkân tanır.

Ekip işbirliği araçları

İletişimi teşvik eden ve kolaylaştıran araçlarla ekip içi işbirliğini güçlendirin. Ortak düzenleme, platform içi mesajlaşma, toplantı araçları, dosya paylaşımı ve yorum başlıkları… Tüm bunlar uzaktan veya farklı konumlardan çalışan ekiplerin proje işlerinde verimli biçimde birlikte çalışmasına yardımcı olabilir.

Birçok uygulama, konuşmaları proje veya görevlere göre düzenler. İyi proje yönetimi araçları ekip üyelerinin iletişim kurmasını sağlarken en iyi araçlar iletişimi teşvik ederek ekip içi etkileşimi daha da kolaylaştırır.

Kaynak yönetim araçları

Bazı araçlar proje maliyetlerini tahmin edebilir ve hem ekibin hem de bireysel çalışanların kapasitelerini izleyebilir. Tamamlanan projeler için gerçek maliyetleri ve uygun olduğunda kârları da hesaplayabilir.

Bunun gibi kaynak yönetim özellikleri iş yükünü yönetmeye, çalışanların kapasitesinden en verimli şekilde yararlanmaya, yatırım getirisi hakkında içgörü elde etmeye ve planlama becerinizi geliştirmeye yardımcı olur. Bu özellikler şirketinizin kârlılığını ve verimliliğini arttırmasına yardımcı olabilir.

Metodolojiler

Ekibiniz belirli bir proje yönetimi yöntemi kullanıyorsa bu yönteme uygun çeşitli araçlardan yararlanabilirsiniz. Örneğin Kanban ve Agile metodolojilerini kullanıyorsanız bu yaklaşımlar için özel olarak geliştirilmiş yazılımları tercih edebilirsiniz. Bazı araçlar bu popüler metodolojiler için özel iş akışı şablonları da sunar.

Otomasyonlar

Proje yöneticilerinin gerçekten önemli olan işlere odaklanabilmesi için rutin görevleri de otomasyona devredin. İş akışı otomasyonu özellikleri, durum güncellemelerini veya raporlarını otomatik olarak oluşturarak, önceki görevlerin durumuna göre yeni görevler atayarak ve ekip üyelerinin iş yüküne göre görev dağılımını ya da son teslim tarihlerini düzenleyerek proje yöneticilerinize zaman kazandırır.

Entegrasyonlar

Çoğu proje yönetim aracı, diğer araçlarla yerleşik veya üçüncü taraf entegrasyonlar sunar. Çevrimiçi mağazanız, e-posta sağlayıcınız, dosya depolama sisteminiz ve takvim uygulamanız dahil işletmenizde kullandığınız temel yazılım ve uygulamalarla sorunsuz entegrasyon sağlayan bir platform tercih edin. Çalışanlarınızın uyum içinde çalışması gibi, kullandığınız yazılımların da birbiriyle sorunsuz biçimde entegre olması iş süreçlerinizin daha verimli yürütülmesini sağlar.

Kullanılabilirlik

Proje yönetim araçlarının daha kolay anlaşılır ve kullanılabilir olması, hem proje yöneticilerinin hem de diğer ekip üyelerinin işini kolaylaştırır. Çalışanlarınız proje yönetimi platformunuzda çok zaman geçireceğinden, kullanıcı dostu bir arayüze sahip ve özellikleri kolayca anlaşılabilen bir araç seçin. Kullanımı zor araçlardan kaçınmak, yeni kullanıcıları sisteme dahil etmeyi ve proje yönetimi görevlerinin devrini kolaylaştırabilir.

Depolama

İş süreçleriyle ilgili pek çok bilgi ve belge zamanla proje yönetimi araçlarında toplanır. Dosya depolama sisteminizi proje yönetimi aracınızla entegre etmek verimliliği arttırabilir, işbirliğini destekleyebilir ve sürüm kontrolünü basitleştirebilir. Böylece ekip üyelerinin belgeleri birbirlerine e-postayla göndermesine veya dosyaları farklı sistemlerde aramasına gerek kalmaz.

En iyi proje yönetimi araçları

• Monday.com
• ClickUp
• Miro
• Asana
• Basecamp
• Airtable
• Wrike
• Zoho Projects

İyi bir proje yönetimi aracı verimliliği arttırabilir, kurum içi işbirliğini geliştirebilir, iş kalitesini yükseltebilir ve karmaşık projeleri zamanında tamamlamanıza yardımcı olabilir. İşletme sahipleri için en iyi sekiz proje yönetimi aracına dair bu genel bakışla araştırmanıza hızlı bir başlangıç yapın.

Monday.com

Monday.com, işletme sahiplerinin iş akışlarını kolaylaştırmasına, görevleri yönetmesine ve ilerlemeyi takip etmesine yardımcı olabilen bir proje yönetim aracıdır. Özelleştirilebilir iş akışı otomasyonu şablonları, ekiplerin birlikte kullanabildiği beyaz tahtalar, renklerle kodlanmış kullanıcı dostu bir arayüz ve özelleştirilebilir kontrol panelleri sunar. Ayrıca zaman çizelgeleri, takvimler, Gantt şemaları dahil birden fazla proje görünümüne de erişebilirsiniz.

Özellikler

• Özelleştirilebilir iş akışları
• Birden fazla proje görünümü
• 200’den fazla özelleştirilebilir şablon
• Otomatik iş akışları
• Mobil ve masaüstü uygulamaları
• Özelleştirilebilir kontrol paneli
• Ortak beyaz tahtalar
• Ücretli planlarda 7/24 müşteri desteği
• 200’den fazla uygulama ve entegrasyon
• Ücretsiz plan mevcut

Fiyatlandırma

• Ücretsiz sürüm mevcut
• Basic: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 9 USD
• Standard: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 12 USD
• Pro: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 19 USD
• Enterprise: Fiyat bilgisi için satış ekibiyle iletişime geçin

ClickUp

ClickUp, işletmelerin projelerini, kurumsal bilgilerini, kaynaklarını, operasyonlarını, ürün geliştirme süreçlerini ve müşteri ilişkilerini tek bir platform üzerinden yönetmesine yardımcı olan esnek bir verimlilik aracıdır.

İş akışlarını otomatikleştirin ve çeşitli işbirliği özellikleriyle ekip içi iletişimi kolaylaştırın. Platform, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) özelliklerinin yanı sıra dosya ve klasör paylaşımı, durum güncellemeleri ve onay süreçlerini yönetme imkânı sunar. Zaman takibi, üretken yapay zekâ asistanı ve portföy yönetimi aracı da ClickUp’ı öne çıkaran diğer özellikler arasındadır.

Özellikler

• Birden fazla proje görünümü
• Kullanıcı grupları
• ClickUp Brain yapay zekâ asistanı
• 1.000’den fazla araç ve entegrasyon
• 1.000’den fazla iş akışı, tasarım ve içerik şablonu
• CRM
• Platform içi video kaydı
• 7/24 müşteri desteği
• Ortak belgeler
• Platform içi sohbet
• Mobil ve masaüstü uygulamaları
• Ücretsiz plan mevcut

Fiyatlandırma

• Ücretsiz sürüm mevcut
• Unlimited: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 7 USD; aylık faturalandırmayla 10 USD
• Business: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 12 USD; aylık faturalandırmayla 19 USD
• Enterprise: Fiyat bilgisi için satış ekibiyle iletişime geçin

Miro

Miro, proje yönetimi özellikleri sunan ve ekiplerin birlikte çalışabildiği görsel bir çalışma alanıdır. Kanban panoları, zihin haritaları, Gantt şemaları ve akış şemaları gibi 1.000’den fazla hazır şablondan yararlanabilirsiniz. Kullanıcılar panoları düzenleyebilir, Miro AI ile diyagramlar, özetler ve bilgilendirme metinleri oluşturabilir ve geliştirici araçlarını kullanarak platformu özelleştirebilir.

Bu aracı ayrıca küçük grup oturumları, oylama, zamanlayıcı ve gündem yönetimi gibi toplantı odaklı özellikleri için de kullanabilirsiniz.

Özellikler

• 100’den fazla uygulama ve entegrasyon
• Sürüm geçmişi
• Miro AI
• Etkileşimli video anlatımları
• Proje klasörleri
• Geliştirici araçları
• Toplantı zamanlayıcısı
• 1.000’den fazla şablon
• Özel marka seçenekleri
• Mobil ve masaüstü uygulamaları
• İzin yönetimi
• Ücretsiz plan mevcut

Fiyatlandırma

• Ücretsiz sürüm mevcut
• Starter: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 8 USD; aylık faturalandırmayla 10 USD
• Business: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 20 USD; aylık faturalandırmayla 25 USD
• Enterprise: Fiyat bilgisi için satış ekibiyle iletişime geçin

Asana

Proje yönetim platformu Asana; görev listeleri, takvimler, proje zaman çizelgeleri, Gantt şemaları ve panolar gibi farklı proje görüntüleme seçenekleri sunar. Ekip üyeleri bu görünümler arasında geçiş yapabilir ve kendilerine ait görev kutularını ihtiyaçlarına göre düzenleyebilir.

Asana’nın yapay zekâ aracı görev oluşturabilir, içeriği özetleyebilir, süreç iyileştirmeleri önerebilir ve soruları yanıtlayabilir. Böylece ekiplerin iş akışlarını kolaylaştırmasına ve planlama süreçlerini hızlandırmasına yardımcı olur. Diğer birçok proje yönetimi yazılımından farklı olarak Asana, tüm planlarda sınırsız dosya depolama alanı da sunar.

Özellikler

• Farklı proje görünümleri
• Özelleştirilebilir iş akışı şablonları
• Özelleştirilebilir görev kutusu
• Sınırsız dosya depolama
• İş akışı otomasyonu
• Asana AI
• Özelleştirilebilir bildirim ayarları
• 450’den fazla uygulama ve entegrasyon
• Proje ilerlemesi, harcamalar ve gelirlerle ilgili raporlar
• Ücretsiz plan mevcut

Fiyatlandırma

• Ücretsiz sürüm mevcut
• Starter: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 10,99 USD, aylık faturalandırmayla 13,49 USD
• Advanced: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 24,99 USD, aylık faturalandırmayla 30,49 USD

Basecamp

Basecamp, küçük ekipler için proje yönetim süreçlerini basitleştirir.

Bildirimleri kontrol etmeye yardımcı olan araçları ve tek sayfalık proje ekranları sayesinde dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirir. Bununla birlikte belge depolama, uygulama içi mesajlaşma, planlama, ilerleme takibi, faturalandırma ve kullanıcıların sisteme alışmasına yönelik destek de sunar. Basecamp, farklı ihtiyaçlara yönelik Pro ve Unlimited planlarını sunar. Her iki plan da sınırsız kullanıcıyı desteklerken Unlimited, daha geniş depolama alanı ve sınırsız aktif proje kapasitesiyle öne çıkar.

Özellikler

• Platform içi mesajlaşma
• Yapılacaklar listeleri
• Tek sayfalık kullanıcı kontrol paneli
• Planlama aracı
• Grup sohbeti
• Dosya depolama
• Proje ilerleyişini görselleştirme
• Merkezi bildirim menüsü
• Bildirimleri sınırlandırma
• Faturalandırma ve başlangıç desteği araçları
• Üçüncü taraf uygulama entegrasyonları
• Mobil ve masaüstü uygulamaları
• Pro planında 7/24 müşteri desteği
• Pro planında 30 günlük, Unlimited planında 45 günlük ücretsiz deneme

Fiyatlandırma

• Pro: Sınırsız kullanıcı için aylık 99 USD
• Unlimited: Yıllık faturalandırmayla sınırsız kullanıcı için aylık 299 USD

Airtable

Airtable, ekiplerin ürün geliştirme, iş akışı, proje, finans, operasyon ve insan kaynakları yönetimi gibi temel iş süreçleri için kodlama gerektirmeyen özel uygulamalar oluşturmasına olanak tanıyan bir platformdur. Takvim, Kanban panosu, galeri ve tablo gibi farklı görüntüleme seçenekleri sunar. Ayrıca notları özetleyebilen, geribildirimleri sınıflandırabilen, görevleri ilgili kişilere yönlendirebilen ve içerik oluşturabilen bir yapay zekâ asistanına sahiptir.

Özellikler

• Birden fazla proje görünümü
• Dosya depolama
• Arayüz tasarımcısı
• Kodlama gerekmeden uygulama geliştirme
• Esnek raporlama
• Airtable AI özellikleri
• İş akışı otomasyonları
• Ücretsiz plan mevcut

Fiyatlandırma

• Ücretsiz sürüm mevcut
• Team: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 20 USD
• Business: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 45 USD
• Enterprise: Fiyat bilgisi için satış ekibiyle iletişime geçin

Wrike

Wrike, elektronik tablo görünümü, proje planlama, ilerleme takibi, kaynak yönetimi ve raporlama özelliklerine sahip kullanıcı dostu bir proje yönetimi yazılımıdır. Farklı proje görünümleri sunar ve Kanban ile Agile yöntemlerini destekler.

Özellikler

• İş akışı otomasyonları
• Mobil ve masaüstü uygulamaları
• Birden fazla proje görünümü
• Proje kontrol paneli
• Üretken yapay zekâ aracı
• Dosya depolama
• Müşteri talebi aracı
• Platform içi onay ve düzenleme
• Kaynak planlama araçları
• Entegrasyon seçenekleri
• Ücretsiz plan mevcut

Fiyatlandırma

• Ücretsiz sürüm mevcut
• Team: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 10 USD
• Business: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 25 USD
• Pinnacle: Fiyat bilgisi için satış ekibiyle iletişime geçin
• Apex: Fiyat bilgisi için satış ekibiyle iletişime geçin

Zoho Projects

Zoho Projects, çok uluslu iş yazılımı şirketi olan Zoho’nun proje yönetimi platformudur. Zoho’nun CRM, satış, analiz ve dosya depolama uygulamalarını içeren iş yazılımları paketiyle entegre olur, Google ile Microsoft uygulamaları ve bir dizi diğer popüler işyeri teknolojisi için üçüncü taraf entegrasyonlar sunar.

Zoho Projects, Gantt şemaları oluşturma, otomatik proje raporları hazırlama, platform üzerinden çalışma sürelerini kaydetme ve Zoho Invoice entegrasyonu aracılığıyla otomatik faturalandırma gibi özellikler sunar. Ayrıca diğer birçok proje yönetimi aracından daha uygun fiyatlı seçenekler sunar. Ücretsiz planın yanı sıra, yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 9 USD tutarında bir Enterprise planı da bulunur.

Özellikler

• Birden fazla proje görünümü
• Zaman çizelgeleri
• Forumlar
• Zoho Invoice ile otomatik faturalandırma
• Üçüncü taraf uygulama entegrasyonları
• Dosya depolama
• Platform içi sohbet
• Proje şablonları
• Onay bildirimleri
• Ücretli planlarda zaman takibi
• Proje raporlama
• Mobil ve masaüstü uygulamaları
• Ücretsiz plan mevcut

Fiyatlandırma

• Ücretsiz sürüm mevcut
• Premium: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 4 USD
• Enterprise: Yıllık faturalandırmayla kullanıcı başına aylık 9 USD